對于呼叫中心經理、主管來說,不能只是咬著手指等話務員自發地來提建議,而應該完善對積極性的建議的獎勵制度。這里必須注意的是,要考慮適合現場的獎勵制度。對于積極提建議的話務員,采取簡單的獎勵和表彰制度,也有可能得到相反效果。實際上,確實有執行獎勵制度以后,話務員之間互相顧忌,改善方案完全無法使用的例子。
"::無法協調頒發給個人的獎勵的話,可以研究一下把哪幾名話務員作為一個組,然后建立每個組的獎勵制度。團隊評價不僅可以鼓勵直接提出改善方案的話務員,也可以讓收集信息等支援后臺的話務員一起得到好評。也存在著不把獎勵算在預算里的呼叫中心,這時就可以采用其他的獎勵制度,如可以不做日常業務中資料管理等工作,一個月中給予優待,照自己的意愿安排班表等等。試著想一些不花費成本而讓人高興的主意也不錯。
為了促進積極提議,除了獎勵制度的完善外,關于話務員每天的組隊,以及建議以什么形式應用于業務改善,用什么方法來提建議比較好等具體的細節也很重要。通常,話務員除了參加與快速應對顧客相關的培訓外,只有機會做他的本職工作。因此,突然要求他提供本職工作以外的建議的話,他會不明白應該對什么方面提建議,怎樣來提,最后只能以沒提出什么有效意見而收場。作為具體的針對策略,在話務員錄用面試時,應該說明提出建議也是業務的一部分;并在業務日志上留出空白欄以便自由寫入意見,創造出容易提議的環境。利用顧客接通率低、呼出話量下滑的時間段,跟話務員開個募集建議的小組會議也是個有效的手段。
而且,中心經理及主管主動試探著問一下話務員有沒有好的建議啊之類的問題,也是很重要的行為。而如果采取有什么建議隨時說出來這樣被動的方式,建議就很難增加。日常的呼叫監聽過程中,各話務員的談話稍有變化時也不要放過,去詢問一下變化的原因;業績沒有上升的時候也要一起來尋找原因。如果能夠讓話務員明白即使對自己來說是一些微不足道的小事,也有必要作為改善方案的啟示,在構思的階段,即使想法還沒有成熟到能提出來的程度,如果商量一下的話,也可以作為改善方法一起考慮到立案中,話務員就會一直有想提建議的欲望。
事實上,在某個制造商的促銷型電話外呼中,一個有經驗的話務員曾經說,在和老年人的談話時,提到身體狀況等問題的話,容易建立信賴關系,這和用文本挖掘得出的談話分析結果一致,于是就在形成信賴關系的腳本中進行了添加修改。還有,在介紹某個金融機構的宣傳活動的外呼中,給特定區域的顧客打電話后,根據多名話務員的報告,收到了相當數量的關于店鋪工作人員應對方面的投訴,進行了顧客屬性數據的分析后,公司找到了投訴源頭的店鋪。結果在一定時間內,話務員在往該區域所打電話中加強了謹慎應對,同時該店鋪也從話務員處獲得了要求改善客戶應對的反饋。
像上述幾個例子一樣,和顧客通話的話務員的發現在數據分析結果中被證明,然后進行改善策略的立案以及實行、并取得成果的案例,才是結果驗證方面的成功模式。