大多數人不了解自己，逃避現實比觀察及解釋我們的行為更容易。面對自己并客觀地制定我們對時間的使用，需要巨大的勇氣。而若你愿意花一個星期做這種功 夫，將毫無疑問地發現，這是一種有益的經驗。 下面的練習將顯示你以你的時間與生命真正去做的許多相關事項。在本項練習 中列有一個你在一星期內花費時間的清單。這里要強調的不是一個要你計算每一分 鐘的時間難題練習，而是要求你記錄下一星期每隔半小時的所有活動。請記住: 時間管理并沒有什么高超的技巧，關鍵就在于持之以恒。接下來就請按部就班地完成如何進行時間使用清單的分析，之后，你會考慮到 一些問題，尋找指引你更適當運用你的時間的答案。
表一：
時間使用清單表時間統計
項目活動：每星期估計花費的時間(小時)；每星期實際花費的時間(小時)；上兩 項時間的差額(小時)占每星期總時間的百分比(％)。
公務活動
(1) 上下班
(2) 開會
(3) 打電話
(4) 閱讀文件、整理通信
(5) 幫助下屬
(6) 接待賓客
(7) 向上級匯報
(8) 公務出差
(9) 拜訪客戶
(10) 其他工作上的活動 小計
二、個人活動
(11) 整理儀容
(12) 飲食
(13) 睡覺
小計
三、家庭活動
(14) 煮飯
(15) 洗熨衣服
(16) 打掃房屋
(17) 雜務與家事
(18) 賣雜物
(19) 其他的逛街活動
(20) 繳款
(21) 看孩子
(22) 宗教活動
(23) 家庭外出
(24) 家庭溝通
(25) 其他家庭活動 小計
四、休閑活動
(26) 聽廣播與音樂
(27) 看電視
(28) 休閑閱讀
(29) 嗜好
(30) 觀看比賽
(31) 運動
(32) 休閑旅游
(33) 聚會與社交
(34) 其他休閑活動
(35) 其他活動 小計
時間統計(小時）
表二:
一星期時間日志與簡略分析表時間周一周二周三周四周五周六周 曰活動標號時間小計
7:00(1)上班
7:30(2)開會
8:00(3)打電話
8:30(4)閱讀文件、整理通信
9:00(5)幫助下屬
9:30(6)接待賓客
10:00(7)向上級匯報
10:30(8)公務出差
11:00(9)拜訪客戶
11:30(10)其他工作上的活動
12:00(11)整理儀容
12:30(12)飲食
13:00(13)睡覺
13:30(14)煮飯
14:00(15)洗熨衣服
14:30(16)打掃房屋
15:00(17)雜務與家事
15:30(18)賣雜物
16:00(19)其他的逛街活動
16:30(20)繳款
17:00(21)看孩子
17:30(22)宗教活動
18:00(23)家庭外出
18:30(24)家庭溝通
19:00(25)其他家庭活動
19:30(26)聽廣播與音樂
20:00(27)看電視
20:30(28)休閑閱讀
21:00(29)嗜好
21:30(30)觀看比賽
22:00(31)運動
22:30(32)休閑旅游
23:00(33)聚會與社交
23:30(34)其他休閑活動
24:00(35)其他活動
實施步驟
(1) 熟悉并準備一份時間使用清單表（如表一)。這份假設的清單是效率先生 所作，效率先生，35歲，銷售經理，有兩個孩子，太太也是職業婦女，所以效率先 生也分擔了一些家務。
(2) 在表一中效率先生列出約30項每星期中的主要活動，并分成五或六類。希 望你按表一的要求類似地列出公務活動、個人活動、家庭活動與休閑及其他活動等 類30余項，但你的分類與活動可能與效率先生很不一樣。
(3) 在列出所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一。
(4) 準備一份一星期日志與簡略分析表（如表二)，將表一中的活動對應地列在表二中。 .
(5) 在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當 位置記上該活動的號碼。例如效率先生星期一上午7點到7點半穿衣服去上班，他 就把編號11記在星期一上午7點的空格里。
(6) 該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個號碼。現在統計每一項活動 出現的次數。例如效率先生在時間表上第二項活動出現了 15次，即表示他花了 7 個半小時在工作時打電話。因此效率先生要在打電話這一欄的時間小計中記上 7.5。依上述方法填滿表二，直到時間小計中都有一個數目字(可能是零)。
(7) 然后把表二中的時間小計填到表一的每星期實際花費時間上。
2.合理地安排時間
80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在繁瑣問題上，因為就算 你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應該將時間花于重要的少 數問題上，因為掌握了這些重要的少數問題，你只需花20%的時間，即可取得80% 的成效。掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。一旦一項工作計劃成為危機時，犯錯 的幾率就會增加。我們很容易陷入日常瑣碎的事情處理中；但是有效進行時間管理 的人，總是確保最關鍵的20%的活動具有最高的優先級。
注意事項
(1) 事先的了解
① 所在部門的業務定位。
② 所在崗位的業務定位。
③ 上級主管的業務目標。
④ 上級主管對你的期望和要求。
⑤ 與其他相關崗位的業務接口關系。
(2) 遵循5W2H原則
① Why:為什么要做這項任務，對工作目標是否有支持。
② What:任務的內容和達成的目標。
③ When:在什么時間段進行。
④ Where:任務發生的地點。
⑤ Who:哪些人員參加此任務，由誰負責。
⑥ Howto:用什么方法進行。
⑦ How much:需要多少成本。
(3) 設置控制點
①在目標或任務中設置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發現問題，對自 己難以解決的，還可以獲得同事或領導的支持。比方說，我們計劃在3天之內給六 層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設立控制點，如果不能刷完2層，顯然后面 就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務最后的如期完成。
(5) 我做的哪些事既重要又緊急？
(6) 我做的哪些事對我的目標很重要？
(7) 我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事?
這些問題的答案應能提供許多使你將時間使用得更理想的構想。每6個月做一第二次做的時候就輕松多了。你知道如何做，就不會感到吃驚。在努力擬定計劃與設定目標之后，你大概會發現你的時間 管理技巧有了進展。新的壞習慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同薩繆爾•約翰生 所言：習慣的束縛平常是感覺不出來的，等到發現時又己經變得難以破除了。 定期使用清單，使你有一個更好的機會打破那些束縛。
1.如何制定計劃
在我們對自己時間使用的方式和狀況有了一個初步的了解后，就可以根據部門、 個人的工作或生活目標來制訂計劃了。首先，讓我們對計劃的基礎概念有一些認識:
計劃有如下幾種類型。
按廣度分.•戰略性計劃與作業性計劃
應用于組織，為之設立總體目標和尋求組織在環境中地位的計劃稱為戰略計劃; 而規定目標如何實現的細節的計劃稱為作業計劃。戰略計劃趨向于覆蓋較久的時間 間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領域和不規定具體的目標；作業計劃趨向于覆 蓋較短的時間間隔，如月度計劃、周計劃、日計劃，主要偏重于實現的方法。
按時間框架分：短期計劃、中期計劃與長期計劃短期是指一年以內的期間；長期一般超過5年以上；而中期在于兩者之間。
按明確性分：具體計劃與指導性計劃
具體的計劃具有明確規定的目標，不存在容易引起誤解的問題；指導性計劃只 規定一些一般的方針，指出重點而不限定在特定的行動方案上。例如一個增加利潤 的具體計劃，可能具體規定在未來6個月中，成本要降低4%，銷售額增加6%;而 指導性計劃也許只提出未來6個月使利潤增加5%?10%。顯然，指導性計劃具有內 在的靈活性，具體計劃則更具有明確性。只要將重要性和價值高的工作始終作為重 點對待就可以。
2.合理地安排時間
80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在繁瑣問題上，因為就算 你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應該將時間花于重要的少
數問題上，因為掌握了這些重要的少數問題，你只需花20%的時間，即可取得80% 的成效。
掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。一旦一項工作計劃成為危機時，犯錯 的幾率就會增加。我們很容易陷入日常瑣碎的事情處理中；但是有效進行時間管理 的人，總是確保最關鍵的20%的活動具有最高的優先級。
