利用一種可以提升企業形象，提高效率并且節省成本且被企業廣為接受的辦公方式，這是每個企業主追逐的目標。本文將為您介紹如何使用400電話這種辦公方式，為您的企業節省成本、提高效率和提升形象。

什么是400電話？

400電話是指企業開通的400呼叫中心電話，客戶可以通過撥打400號碼進入企業呼叫中心系統，即可與企業進行電話的溝通。與傳統的電話接待不同的是，400電話需要通過運營商呼叫中心技術的支持，進行呼叫分流、客戶資料收集、來電記錄等管理工作。企業只需要在自己的電話上接聽呼入電話，并與客戶進行溝通即可。

400電話有哪些優勢？

1、提升企業形象

400電話能夠為企業提供專業的呼叫中心服務，客戶撥打400電話，首先聽到的就是企業的專屬接聽語，“您好，歡迎來到XXX公司，請問您需要什么幫助？”這種標準的接聽方式，能夠體現出企業的規范化管理和專業化服務水平，從而提升企業的形象和信譽度。

2、增加銷售機會

開通400電話，可以統一接收所有來電，通過來電轉接、信息錄入、預約記錄等方式，將客戶信息完整記錄并進一步跟進，進而促成訂單為企業帶來更多的銷售機會。

3、方便維護電話系統

如果企業需要升級電話系統或維修故障等問題，都需要專門的技術人員進行維護。然而，如果企業使用400電話，企業就可以將電話系統維護工作全部交由呼叫中心進行處理，這樣可以避免專門技術人員的浪費和使用成本。

4、提高工作效率

通過400電話，企業可以把來電定向到對應的工作人員，從而減少了員工接聽無用電話的時間浪費，進一步提高工作效率和服務水平。

400電話有哪些應用場景？

1、電商企業客服中心

在電商平臺，經常需要處理海量的訂單來自客戶的電話咨詢，企業可以將客戶的400電話接通到企業的呼叫中心，這樣能使訂單的處理效率更加高效，保證客戶的滿意度。

2、企業售后服務中心

在客戶提出售后服務時，企業需要及時、專業地進行處理，如果所有售后電話都到售后服務電話這里，就可以極大提高售后服務人員的工作效率和質量水平。

3、虛擬辦公室接待中心

在企業成長的初期，企業沒有固定的辦公地點和專門的接待人員，采用400電話可能是最佳選擇。通過400電話接待中心，客戶可以隨時與企業進行電話溝通，企業可以根據客戶咨詢情況進行業務轉移，以達到更好的接待效果。

如何開通400電話

開通400電話需要企業接入寬帶網絡，購買400號碼并選擇一款400電話呼叫中心系統，可在市面上的一些呼叫中心系統供應商進行選擇，如唐宸、華為、云呼等，費用從幾百到幾千不等，需要根據企業的規模和業務量進行選擇。

一般來說，開通400電話需要三個步驟：

1、注冊企業信息和申請400號碼

在中國電信、中國聯通、中國移動等三大運營商注冊企業信息并申請400號碼。

2、選購400電話呼叫中心系統

從市場上選擇一款適合自己的400電話呼叫中心系統，并購買或按月租賃、云服務等方式進行選擇。

3、配置呼叫流程和接待語音

配置呼叫流程和接待語音，測試系統是否正常，正式開通呼叫中心系統。

維護400電話注意事項

1、及時處理客戶投訴和問題

在處理客戶問題和投訴時，任何一個缺點都可能影響客戶信任和忠誠度，所以企業應該根據具體情況及時處理客戶投訴，并及時給予解決辦法。

2、提高客戶滿意度

在處理完客戶的問題和咨詢后，企業可以考慮采取一些措施，提高客戶的滿意度，例如對滿意度調查的獎勵制度、回執短信等，進一步提高客戶粘性和忠誠度。

3、定期檢查呼叫中心系統

呼叫中心系統運行穩定，能夠保證客戶的正常接待，但是這并不是代表呼叫中心系統永遠不會出現故障。為確保正常的運行，企業需要定期檢查呼叫中心系統，發現問題及時解決。

結論

總之，開通400電話可以為企業帶來許多優勢，提高企業形象、增加銷售機會、方便維護電話系統和提高工作效率等。如何開通和維護400電話是企業需要認真思考的事情。本文旨在幫企業進行合理的選擇和使用，通過合理的選擇和使用400電話呼叫中心系統，為企業創造更高的利潤并實現長遠的發展。