呼叫中心的服務流程包括客戶需求、客戶的初步信息、客服中心對客戶進行分類和分析、客服中心根據客戶需求與客戶溝通、客服中心進行業務處理和反饋,同時客服中心要根據業務情況對服務質量進行評估,最后將結果反饋給客戶。
呼叫中心服務流程是由企業的服務戰略目標和員工的工作內容共同組成,而服務戰略目標是指企業經營戰略和企業文化所確定的對員工行為的要求。服務戰略目標是一個綜合概念,包括對員工的要求。員工行為要求是指員工在工作過程中所表現出的與其工作相關的行為。主要包括:對客戶需求的滿足、對業務流程的熟悉程度、服務態度以及員工之間的協調等。
客戶需求
客戶需求是呼叫中心服務流程中的第一步,也是最重要的一步。客戶需求可以是客戶提出的,也可以是企業提供的。
一般來說,客戶需求是多種多樣的,有大有小,有長期的,也有短期的。例如,一個客戶可能會要求購買一個價值幾百元人民幣的東西;或者在一次客戶拜訪中提出購買一個價值幾千元人民幣的東西;或者是一個老顧客在消費時提出一筆金額較大的消費等等。對于這些需求,企業都應該認真對待并加以研究。對這些需求的處理也就成為客服中心服務流程中的一個環節,客服中心要認真分析客戶需求,并對其進行分類,以便在處理這些需求時有針對性。客服中心應該盡量避免因需求不清而造成對客戶的誤導。
客戶的初步信息
客服中心對客戶進行初步信息的收集,主要包括客戶的名稱、電話、地址等。通過這些信息的收集,可以了解客戶的基本情況,判斷客戶是否屬于自己所要服務的行業。這也是呼叫中心客服服務流程中重要的一部分,為后續的服務奠定基礎。
對客戶進行分類和分析
對客戶進行分類是為了將客戶區分為不同類型的客戶,以便于為不同類型的客戶提供有針對性的服務,例如:客服中心可以根據客戶的購買記錄、歷史記錄等對客戶進行分類,從而針對不同類型的客戶提供不同服務,以滿足不同類型的客戶需求。根據對客戶分類后所得到的結果,可以進行對比分析,從而找出企業在某些方面與其他競爭對手的差距。例如:通過對企業以往銷售數據的分析,發現其產品銷售周期較長、產品價格較高等問題,可以根據這些問題有針對性地制定相應的改進措施,如延長產品銷售周期、調整產品價格等,以提高企業在競爭中的競爭力。
根據客戶需求與客戶溝通
在客戶需求分析階段,客服人員對客戶的信息進行分析,找出客戶需求的主要方面,并以此為基礎,與客戶進行溝通。在與客戶溝通中,客服人員要善于發現客戶的需求點,并積極地解決。同時,客服人員要主動向客戶說明其所需要的服務內容、服務方式及相關收費標準等。
在與客戶溝通中,客服人員應將其所發現的問題及解決方案及時地傳達給客戶。此外,客服人員還應將其所發現的問題及解決方案及時地向領導反映,以便領導能夠更好地處理這些問題。
進行業務處理和反饋
在處理業務的過程中,客服中心應把客戶的意見或建議反饋給企業高層領導,以便企業采取相應的措施。同時,也要把客戶對客服中心服務質量的意見或建議反饋給企業,以便企業調整或改進工作。通過這樣的反饋,就可以提高客戶滿意度,降低服務成本,提高經濟效益。
(文章轉載于天潤融通)