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華呼報社呼叫中心解決方案

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一、項目背景

新聞單位是國內較有實力的群體,受到國家和社會的廣泛關注。在國內信息化建設方面,新聞單位意識領先,一直走在企業的前列。隨著市場的發展,報業之間的競爭也日益激烈,如何在這種激烈的競爭中站穩腳跟,保持住自己的地位,并且有更大的發展呢?對于一個市場化運作的報社來說,報社要生存,要發展,就必須有效益,不斷提高其知名度和在廣大讀者心中的信任度,擴大對社會的影響,因此報社要時刻掌握好廣大讀者對報紙的要求。為了創造更多的經濟效益,發展并保留住廣大的廣告客戶,就需要我們報社與客戶建立通暢的溝通渠道,實時關注客戶的需求,包括廣告客戶對報紙的廣告模式、規格、價位、影響力等方面的反饋等。

呼叫中心在報業的需求分析

1 、報業競爭的需要

近1000家電臺、2100多家報紙、3000多家電視臺(含有線臺、教育臺),再加上近8000家雜志,我國新聞業的競爭異常激烈。中國的傳播業由原來的計劃體制已經全面進入了買方市場的時代,任何傳媒都必須在不進則退的市場競爭中苦心經營,如何在激烈競爭的傳播市場上搶攤占位、拓展自己的生存和發展空間,便成為傳播業人士特別關注的問題。

企業之間的競爭大致有三個方面,產品質量、技術的競爭,價格的競爭,還有就是服務的競爭。而當產品的技術含量、質量和價格相差不大的時候,服務的優勢就突顯出來了而呼叫中心正是報社提升服務的有力武器。它可以提高報社的整體服務質量,讓客戶滿意,使得用戶數和營業收入不斷增加,并形成良性循環,除此以外通過呼叫中心還能夠進行對外宣傳并改善報社形象,擴大報社影響。

2 、報社經營模式轉換的需要

報社的企業化發展,其運作模式將更加商業化。建立報業公眾服務中心可使報社擁有第一信息源。黨和政府的各級領導干部是其客戶群中的一個特殊部分,他們對報社的要求、建議、表揚、批評要有一個"直通"報社決策層的渠道。另外,報社要時刻掌握好廣大讀者和廣告客戶對報紙的要求。包括讀者提供的新聞線索、建議、咨詢、投訴等;也包括廣告客戶對報紙的廣告模式、規格、價位、影響力等方面的反饋等。總之,報社要具有強大的生命力和發展前景,必須建立報社和其客戶群之間互動的機制,使報社和客戶雙方滿意,共同發展。

二、華呼報社呼叫中心系統平臺結構及組成
 
華呼技術有限公司(www.cncall.com)報社呼叫中心系統主要由交換機平臺、CTI服務器、IVR/FAX服務器、業務代表座席、班長和質檢座席、電話錄音監聽系統、數據庫應用服務器、業務網關、統計分析工作站、系統維護管理工作站、網絡系統等組成,其邏輯結構下圖所示:


交換機:由程控交換機配合排隊軟件(ACD,自動呼叫分配)組成,提供組網接入功能并通過靈活的話務處理方式進行自動呼叫分配。

CTI服務器:通過CTI Link,實現CTI服務器與交換機之間進行呼叫狀態傳遞和呼叫控制,并能夠向上提供統一的編程接口,屏蔽PBX與計算機間的復雜通信協議,給不同的用戶開發應用程序帶來方便,通過CTI可實現: 背景資料的屏幕彈出、語音及數據的協調轉移、智能自動外撥、智能路由選擇、呼叫功能控制(軟電話)、多方會議等,極大地提高客戶滿意度、工作效率,并節省費用。

IVR/FAX服務器:為用戶提供自動的語音提示,并配合CTI應用程序和數據庫自動完成一定的電力業務查詢、催費、詳細資料傳真等功能,實現7*24小時服務,減輕業務代表對簡單而枯燥的業務查詢等工作。

業務代表座席:以人工的方式,為用戶提供電力業務咨詢、查詢,受理新裝增容業務和用電變更業務申請、故障保修、投訴建議,進行售電營銷、市場問卷調查等,還提供CTI軟電話功能。

班長席:主要實現座席的管理和監控。

質檢席:根據呼叫中心的統計數據和在線錄音資料,進行業務代表考核,并為業務代表的培訓和管理提供建議。

呼叫中心管理監控:實時收集交換機的呼叫處理記錄和狀態,并提供歷史數據的進一步統計為呼叫心提供圖形化的管理方案,它可以幫助企業有效地管理呼叫處理和業務代表資源,提高生產率和成本效益。

業務管理:對各種業務數據進行統計分析,為業務發展和調整提供決策依據,給用戶帶來超值收益。

系統/網絡管理:調度管理、資料管理、計費管理、運行管理、數據接口管理、網絡監控、安全管理等。

數據庫/應用服務器:數據庫應用服務器是呼叫中心的信息數據中心,用來存放呼叫中心的各種配置統計數據、呼叫記錄數據、話務員人事信息、客戶信息和業務受理信息,業務查詢信息等。呼叫中心的數據源包括已有的業務系統中的歷史和當前的數據內容,有些數據可定期從業務數據庫復制到呼叫中心數據庫,或經過應用網關從業務系統數據庫中聯機檢索得到。還可使用數據倉庫技術,幫助歸納分析業務銷售、服務、營銷、用戶分類、合作伙伴甚至競爭對手的情況,為適當的判斷和決策提供科學依據。

電話錄音留言:記錄用戶通話內容,適用于多種場合,如業務代表績效考核、記錄重要投訴、無人值守時記錄用戶留言、或者為用戶提供語音信箱等功能。

業務網關:呼叫中心不是獨立的系統,需要同各業務技術支持系統集成,通過業務網關可實現安全可靠地與電力營銷管理信息系統,配網地理信息系統、電力故障搶修系統等業務系統緊密集成。

通信接口網關:通過通訊接口網關實現收發短消息,發尋呼信息,以及與合作單位之間的通信連接。

E_mail服務器:實現收發電子郵件。

WEB服務器:提供Internet客戶訪問服務。

華呼公司

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