目前呼叫中心產業正處在高速發展和轉型增值的時期。以騰訊公司為例,我們從傳統的一對一式語音服務,繼而轉向用戶自助、互聯網ICS在線提單、外部用戶互助、客服一對多的服務模式,以達到實現呼叫中心的增值,提高呼叫中心綜合服務容量、效率,降低成本的目的。
騰訊公司客服的特點:
1、產品種類繁多,十大重點業務,近百種產品;
2、各產品規劃運營獨立,更新周期快,營銷推廣活動多。開發周期短,用戶CE在逐步建立過程中;
3、用戶數量巨大,增長速度快,呼叫中心人力緊張。
在客服人力一定的情況下,為了滿足快速增長的業務需求,提出服務2.0的轉型思想。在公司在線生活的大戰略下,建立呼叫中心的核心價值。我們實施的具體措施有:
一、多種渠道滿足不同用戶的服務需求
1、建設自助服務體系,釋放人力滿足更多用戶需求:緊跟市場需求,將公司的熱點、業務、在部門網站、語音IVR里制作FAQ問答,解決基本用戶的問題;同時增加開通業務的功能,讓用戶直接能自助辦理業務,緊急業務也可以讓用戶自己操作辦理。
2、語音服務轉向非語音網上服務:通過建設網上在線提單的服務模式,將部分習慣上網用戶,引導通過網上發問,由網上客服解決。到2008年,語音和非語音用戶比例已經達到合理水平。
3、通過建設客服論壇,搜索,問問(外部用戶自問,其他外部用戶回答)的服務模式,充分調動網友的智慧和積極性,讓用戶的問題先在用戶群里自己互助解決,如解決不了,可在論壇上發帖求助,再由客服人員答復。同時各業務部門的產品經理也會特別關注論壇,第一時間了解用戶的反饋。
4、開發即時通訊的網上客戶服務系統,利用騰訊公司QQ的強大在線功能,座席代表可以一對多的服務模式,提高服務能力。
5、建立用戶分層級的服務策略:在人力資源有限的前提下,和業務部門一起聯動,對產品的用戶群進行劃分。對高端、中端、低用戶進行分層級服務。把人工的語音資源重點對高端用戶,因低端用戶咨詢的問題往往比較簡單,故可以引導到互聯網通過用戶自助查看FAQ、網友之間互助來解決問題。提高服務容量和VIP客服的滿意度。用戶分層服務目前在銀行、電信等行業是比較常用的服務模式。
二 、圍繞用戶的體驗改進產品流程
1、以客戶為中心,對用戶滿意度成立專門項目組分析研究。對用戶做進一步的分析調研,了解用戶對業務,客服人員不滿意的具體原因,再針對性進行改進。特別是對產品業務處理流程上的不滿意,由客服部整理數據、案例、改進建議。通過和業務部門的月度會議及部門之間的高層領導進行討論,對影響用戶滿意度的流程優化建議進行評審,一起制定優化方案,提高用戶對呼叫中心的滿意度。
2、成立內部體驗團隊:在一線客服人員中,選撥對產品有濃厚興趣的超級玩家,組成幾十人的體驗團隊。采用半天接聽客戶電話,半天做產品體驗研究的工作模式。對新產品,新活動上線之前進行內部體驗,發現產品bug、體驗感不好、以及容易引起客服咨詢投訴的問題,在產品上線前進行改進,大大提高上線后的用戶體驗感和滿意度。
產品上線后:也通過內部體驗團隊和用戶接觸的天然優勢,通過深度訪問的形式,挖掘用戶對產品的關注點和咨詢投訴的背后深層次原因,為產品部門提供上線后的用戶行為和習慣屬性分析,使產品進一步得到優化,降低客服來電話務量。
對進入成熟期的產品:由體驗團隊定期對產品功能點,用戶體驗感、咨詢投訴風險、同行優缺點對比進行綜合評測,發現產品可優化的地方。體驗團隊一個季度為產品提出優化建議1000條,產品采納300多條,大大提高的呼叫中心的服務價值。
3、成立外部用戶團隊:通過官方發起,把對公司產品特別鐘愛的外部用戶通過QQ群,Q吧,聚集在一起。定期邀請用戶對產品進行評測和面對面訪談。并組織骨灰級玩家在論壇BBS上,為其它用戶解決問題,形成互助的服務模式。
4、和產品的無縫結合,在內部體驗團隊和外部用戶建設成型的情況下,進一步加強和業務部門之間的合作。通過簽定部門之間的SLA服務協議把客服的體驗,用戶調研加入到產品發布,上線、運營的各個環節當中去,形式服務流程,提高服務品牌和專業性。