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高效團隊建設的5W1H方法

案例描述

小王、小張和老李圍正繞在剛生產出來的空調周圍查找原因，為什么空調指示燈顯示運轉正常而空調卻沒有制冷？這種空調是公司新開發的環保節能型空調，小王是生產線上的總裝工人，小張是負責生產過程排產和工藝的生產工程師，老李是產品開發工程師，雖然三人在公司的角色和崗位職責非常不一樣，但是，自這種環保節能型空調投入試產一來，他們三人就在一起工作了。在面對問題時，三人并不氣餒，他們對每一個環節進行仔細分析，查找問題原因，不但解決了這個問題，而且順利地完成了公司新產品的試生產任務。

在這次團隊協作配合中，清楚地意識到如不是因為這次新產品的試生產任務，他們三人是很難在一起進行工作的，小王、小張和老李充分認識到各自的工作特點和能力長短，要達成團隊工作目標，必須要打破傳統部門分工的限制，緊密地圍繞這次新產品試生產任務開展工作，使這個小小的團隊高效地運轉，最終完成團隊的工作目標。

高效團隊的好處

從這個案例我們可以知道，小王、小張和老李能夠順利完成團隊任務，這表明其團隊運作是有效的。高效團隊表現在：團隊整體運作所取得的工作成效通常大于單個人員取得的工作成效；團隊可以有效地解決復雜的問題；團隊工作可以激發人員的創造力；在團隊中成員之間可以互相學習、互相彌補各自的不足；團隊工作可以加強人員的自省，令團隊成員充滿工作激情。

高效團隊的特點

那么，高效團隊有什么特點呢？有專家對高效團隊研究發現，高效團隊具有以下特點：1、規模比較小，一般不超過10人；2、互補的技能，即團隊各成員至少具備科技專長、分析解決問題能力、溝通技能；3、共同的目的，共同的目的產生的前提，并可以為成員提供指導和動力；4、可行的目標以使成員采取行動和充滿活力；5、共同手段或方法來達成目標實現；6、相互之間的責任。

設計高效團隊

在企業團隊建設實際運行過程中雖不是一件輕松的事情，但也不象大多數人認為那樣——是一件非常困難的事情，常常感覺好象無從下手。通常我們可以借助一些常見的管理工具來簡化團隊建設工作。這里介紹一種大家都非常熟悉的5H1H方法來建設高效團隊。

高效團隊建設中的5W1H是：who（我們是誰）、where（我們在哪里）、what(我們成為什么)、when（我們什么時候行動）、how（我們怎樣行動）、why（我們為什么）。通過明確這幾個方面的問題來建立高效團隊。

我們是誰（who）？即團隊成員自我的深入認識，明確團隊成員具有的優勢和劣勢、對工作的喜好、處理問題的解決方式、基本價值觀差異等；通過這些分析，最后獲得在團隊成員之間形成共同的信念和一致的對團隊目的的看法，以建立起團隊運行的游戲規則。

我們在哪里（where）？每一個團隊都有其優勢和弱點，而團隊要取得任務成功又面對外部的威脅與機會，通過分析團隊所處環境來評估團隊的綜合能力，找出團隊目前的綜合能力對要達到的團隊目的之間的差距，以明確團隊如何發揮優勢、回避威脅、提高迎接挑戰的能力。

我們成為什么（what）？以團隊的任務為導向，使每個團隊成員明確團隊的目標、行動計劃，為了能夠激發團隊成員的激情，應樹立階段性里程碑，使團隊對任務目標看得見、摸得著，創造出令成員興奮的幻想。

我們什么時候采取行動（when）？合適的時機采取合適的行動是團隊成功的關鍵，團隊任務的啟動；團隊遇到困難或障礙時，團隊應把握時機來進行分析與解決；以及團隊面對內、外部沖突時應在什么時機進行舒緩或消除；以及在何時與何地取得相應的資源支持等；都必須因勢利導。

我們怎樣行動（how）？怎樣行動涉及到團隊運行問題。即團隊內部如何進行分工、不同的團隊角色應承擔的職責、履行的權力、協調與溝通等，因此，團隊內部各個成員之間也應有明確的崗位職責描述和說明，以建立團隊成員的工作標準。

我們為什么（why）？對于這個問題，目前在很多企業團隊建設中都容易被忽視，這可能也是導致團隊運行效率低下的原因之一。團隊要高效運作，必須要讓團隊成員清楚地知道他們為什么要加入這個團隊，這個團隊運行成功與失敗對他們帶來的正面和負面影響是什么？以增強團隊成員的責任感和使命感。即將我們常常講的激勵機制引入團隊建設，可以是團隊榮譽、薪酬或福利的增加、以及職位的晉升等。

團隊運行中的測試

在團隊運行過程中應對團隊進行面談或問卷等必要的測試，以明確已經或可能產生的問題，對團隊運行存在的問題進行分析，并向成員匯報，以確定共同的和重要的問題、主題和提出解決方案。對于任何阻礙團隊有效行事的事情都可以列為解決的對象。我們可以通過以下團隊建設效率測試表進行問卷調查。

對團隊中存在的問題有了清楚的認識后，接下來應分析產生問題的原因，并將問題按優先順序進行排列，以確定團隊問題解決的日程安排。

（作者劉大東，電子信箱：lumonglou@163.com）

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