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金融風暴對外包呼叫中心的影響

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各位女士,各位先生,各位尊貴的來賓大家早安,首先感謝大會邀請參加今天盛會。作為第一個主講人,我的主題是今天大會的主題,在金融危機下作為呼叫中心行業,如何應變,如何能夠渡過這個難關。我今天講的東西是一個方法,這個方法是我第一次在公開場所講這個方法,是最近制定針對服務行業的一套有效管理方法。因為時間有限,我想利用35分鐘的時間,把方法做一個簡單的闡述。

首先說到金融危機目前我們面臨對于呼叫中心行業一些沖擊,那么我們面臨一些挑戰。更重要我想要講的是,在危機情況下作為一個服務行業,我們如何應對它,用什么樣的方法,就是我剛才說SEE Mobile,最后結論能夠契合到主題,最后企業讓能找到自己的定位,核心競爭力。
我們談到金融危機,對每個人都有影響,對我個人也有影響。首先我住在美國硅谷,加上房地產影響,股票投資,加上我多年退休金都泡湯了,這是從我個人的角度看。那么從企業高度看,這幾個公司的名字,叫北巖銀行、雷曼兄弟等等看似穩固的公司都相繼倒閉,不可能寒冬AIG其他公司面臨倒閉的風險。最近美國總統正在處理企業行業重組的問題,我們可以看到他們龐大的企業像一個巨人一樣,要應對市場突發性的危機,它的比較困難。比較像一個很小的企業,很積極化企業快速反應。作為一個企業,尤其作為呼叫中心這個行業,規模是一個致勝的武器,你沒有規模達不到規模效益,但是一旦你龐大了就很難動搖。龐大也是一種分擔,這么多員工,所有的雇傭遣散風險都是存在的。
所以剛才也講到,金融危機面臨到“危”和“機”,又有危險又有契機,呼叫中心是反向合作,經濟不好的時候它反而機會更多。呼叫中心這個行業我認為現在金融危機發生我們更應該把握這個機會,捕捉這個機會。作為一個外包運營商,今年我們進入到第4月所看到的機會大于以往幾年,在頭一個季度所碰到的機會,這已經印證機會已經來臨。但是機會來的時候,每一個機會對我們自己本身要應標承受這個機會是一個很大的挑戰。為什么這樣說呢?因為企業更加的嚴謹挑你的服務運營商,在服務成本,服務質量方面比任何時間來的都要嚴厲一些。如果自己本身做不好,你接單子反而會讓你自己賠錢或者拖垮你這個企業,就算已經簽單的企業都會重新來審核你的合同。
我跟一家國外客戶談,所有簽單企業面對法律訴訟風險,都要跟他們服務商說很抱歉必須降低成本20%到40%,你愿意不愿意做。所以這個是危機下每個企業作為服務供應商必須面對的挑戰,機會多但是做的時候更困難了。
很多挑戰我們列的,但是大家都了解,在金融風暴情況下,我們面臨到的成本的節約,效率的提高,員工的挽留。現在的員工在經濟不好員工會流失,好的員工趁這個時間挑你的企業,在服務成本方面核算,如何響應快速市場變化等等都是我們面臨的挑戰。作為一個服務供應商,作為一個呼叫中心經營者,我們如何面對他們呢?多年來經營一個呼叫中心我們碰到很多的問題,一一的去解決,多半時間是頭痛醫頭、腳痛醫腳,每個人走想要一個萬靈丹,但是事實上并不存在這個東西。作為一個呼叫中心如何培養人,挽留人,各式各樣人力資源公司出現了,在招人方面,培訓方面都有各種方法。假如到生產力不夠高,所有軟件公司都出來了,如何排班,有效預測,科學化,自動化管理等等。假如流程不夠精細,我們在流程方面采用各種方法,我們現在最熟悉的熱門從摩托羅拉推廣出來的流程的改善,從制造業所謂機械化管理,都在呼叫中心、服務行業使用。但是單獨使用每一個方法只能達到某一些效果,而有的時候反而會造成反向結果。
所以企業需要什么?如果存在一個方法,作為呼叫中心管理每天都有很多數據呈現出來,如何能夠有效分析、消化這些數據,能夠讓管理者快速找到根源改進它是一個很大的挑戰。很多管理報表出現了,但是管理報表只是做表面性的敘述,并沒有做推論性。比如說平均值出來了,甚至有人做了統計圖出來了,看到的都是表述性,60%這個現象。但是真正問題核心后面東西,不是每個人都沒有,大部分企業,尤其在呼叫中心缺乏深度挖掘問題核心的能力。因為我們本身教育,學的教育,就沒有讓我們培養出來能夠讓你很有效率快速分析這些能力,因為它很復雜,很不容易做,很容易看到一個表象的東西。
我的主攻在品質控制,數據挖掘,我花30年時間在學校里面,花時間在美國做研究,應該有資格講客戶數據是怎么分析的。但是我跟很多人一樣,離開了學術機構到企業來,我有很多表象的東西,所以我跟員工講你要給我核心的東西,不要給我表象的東西。我舉一個例子,怎么樣能夠有效如果說教導他們這些管理者不太實際,這個東西花20多年在學校里面學,在企業里面不一定有用。所以說必須有一套工具,不需要管理者花太多時間學習,有一個很有效的方法可以表達出來。這個東西目前還不存在,像飛機的儀表盤,多半還是表象或者是理論性的東西,真正使用日常的東西還不太存在,尤其在呼叫中心這個行業。在座有一些我過去的同事,我一定致力于開發這個東西,但是不是很成功。所以我在思考覺得還是要從根本方法著手,這個方法叫做如何讓一個服務企業達到卓越的一套方法,每個人都有每個人的方法,什么是好?如圖強調的是一個均衡式所有的關系的人,企業里面有很多人,有股東,投資者,員工,管理者、賣方、買方等等所有關系人在組織企業里面能夠達到均衡的滿意。
企業有企業的目標,客戶有客戶的目標,投資者有投資者的目標,所以你要做到滿意的員工,滿意的領導、高興的客戶,高度利潤的企業等等,下面提到個人目標,流程、愿景、實力、價值等等,是一個均衡。這個方法絕對不是說是單一必須是綜合,完整的一套方法出來。
還是講服務卓越服務企業的定義,企業是組織,有一個共同目標,但是在一起協同運作過程是側重于為客戶相關利益者產生產品和服務。目的是要創造價值,降低成本,增加利潤,任何一個企業都是做這些如何增加你的價值,創造更多利潤,降低成本,還有一些不滿意客戶等等。這個運用是使用于任何企業包括盈利,非盈利,組織,非政治組織,任何企業關鍵是如何吸引和保留你的客戶以及你有效能夠對你成本效益的方法來滿足你的顧客需求,把客戶需求成本以低成本方式表達出來,這就是任何企業的定義。
什么是卓越呢?愛因斯坦有一個最有名能量E=MC2的公式,這個是物理學上的一個定義。同樣的公式用在企業也是相通的。一個企業生存,一個企業卓越是等于你的M×兩個C。更多客戶、更多的現金,這是任何企業都逃不出定義。怎么樣能夠讓有更多企業更多顧客,而且要一種3R的方式。你要完成這個目標,第一個R,做正確的事情,第二R正確的時間,把這個事情做正確,所以3R是一個系統,一種系統工程,一種方法。這個方法能夠讓你達到MC平方,而且是一種3R的方式,是一種最簡單說明它。
所以我們剛才講SEE是可持續商業管理系統,集合平衡計分卡,業務和流程改進等等,來向3R靠近的方法。所以我們要了解這個方法是一個完整的一個協同運作一種系統工程,協同是哪些東西協同運作呢?第一個首先是有質量管理系統,第二是使用顧客提升體現到顧客滿意的需求,第三個標準上,第四精細化的企業。這四個方法是整個SEE方法里面核心的組成部分。只要你學到這種方法持續運用他,遵照這四個方法就能夠產生優化利潤,最好顧客滿意,最低風險,以及持續改進公司的文化。
在過去領域里面傳統一些質量控制技術,里面很多東西在里面,從粉紅色可以看到是一個業務流程管理,我們講業務流程很多東西使用到這個業務方法。講到其中有一個叫CMMI做IT外包,必須通過這個CMMI的認證。CMMI是用一種最佳實現案例方法做分析決定和如何改進你的產品和流程的。它是一種成熟度的模型,意思是說你任何企業一種階梯式的改進,如何讓企業找到你的定位,找到你改進的路線和方法。HPT是一個人力資源技術,幫助你怎么招人,做績效分析,崗位設計,培訓監控,但是一般沒有太多聽到這個,但是已經存在一種國際性的方法。SCOR是一個供應鏈,服務行業供應鏈,整個上下游,提供一個方法和標桿。下面灰色部分我們可以看到質量方面傳統有日本推出的前面質量控制,還有ISO9000、ISO9001等等,還有美國全球最大質量的獎項,還有日本獎項。還有中間的六西格瑪這個是傳統方法。這個怎么綜合在一起?SEE是一個綜合性,SEE是一個需要包含三個一個是基礎架構,一個是指標,一個是文化,基礎架構是我利用質量管理系統,如果不太了解的話,沒有關系,ISO講第一個就是建立管理系統基礎架構規章制度等等,六西格瑪最大的流程,整個企業利用持續改進流程,讓企業能夠達到3R。然后關鍵性的指標建立是利用平衡計分卡,還有實時儀表盤建立問責制度關鍵指標,而且這個指標是從不同角度,衛星水平,從一萬英尺高度到50來觀看你的企業,所以是從宏觀,微觀指標東西,而且是通過六西格瑪來實現改進你這個目標,這是一個文化。在SEE方法一個企業必須存在內在文化,我是基于事實。
三個已經把SEE精髓講出來了,我舉行一個例子講,衛星指標六西格瑪包含公司總的收入。顧客滿意,顧客的聲音,三萬英尺指標,人均銷售額等等,我們有時間在更詳細,SEE模型就是用這個幾個環形圍繞,核心是建立一個資料管理體系,用顧客聲音找出我顧客需求,基于實時顧客的滿意,達到高度成熟的服務。我們用一個更有效圖形說明他,我們從企業開始做,達到最終服務企業要走這么一個流程,首先是從出發是從建立質量管理體系開始。這個質量管理體系能夠讓一個企業建立你的基礎架構,能夠定義你的職責,權責等等,而且能夠建立你流程文件ISO這是基礎東西必須建立。然后是聆聽顧客的聲音將顧客需求期望變成到最終我們提供產品或者服務的傳遞。通過其他的東西,需求能夠體現出來,然后這個質量管理體系和顧客之聲,利用這個六西格瑪,提高它的有效性,做的東西是對的就是有效的,并一定是高效,吃這個藥就能夠讓你病好,這個藥很難吃。但這六西格瑪我前面講過,能夠是一套工具,你不斷使用它,它能夠不斷找出問題,改進它,利用六個標準差做流程控制,改進,甚至作流程的設計,提高整個企業有效性。轉到下面這一層來,利用精細化的企業的工具來提高效率,效率就是什么呢?就是做的漂亮,做方法是最高的,最低的成本,效率是利用方法拿出哪里是浪費。包括在會計學上,這個在呼叫中心以前我講過,部分用傳統會計,基于每一個項成本,找出核心程度降低成本,還有現場管理方法等等,還有5個S方法。最后建立一個文化,基于事實持續可改進,達到均衡或者相互融合性的這么一個企業的方法,這就是很快速說明SEE的方法。如果我們在功能系統看的話,這么一個閉環東西是從質量管理體系來建立起一個企業管理方法和策略,和你的主義。通過顧客反饋,體現市場和顧客的聲音,內外部顧客,將顧客需求轉變成可以實施的策略,變成產品需求規格,設計你的產品,用六個標準差改進我們產品和流程過程。利用精細化管理,降低我們無效的浪費,產生更高效的一種產品的支持和服務的質量,這就是一個閉環的作用。
當然這樣講還是很抽象,這個再復雜一點,將來會有相對應東西出來,我正在尋找一套,講這么多還是沒有一套很有效的管理,還是很復雜。這個東西不需你懂太多,只需要也策略、方法,很多東西就是圖形化的。我想把導入到中國呼叫中心里面用圖形化的分析,讓一切東西都是視覺化,不要給我一個數據怎么分析,視覺化的分析,把很多東西可以體現出來。剛才講綜合的東西,不斷做數據收集改進,建立等等,這個很復雜。但是你可以看到這個里面有很多包含客戶體驗管理,而且是基于數據實時的。怎么建立你服務協議的建立和服務績效管理,做到實時的服務狀態的控制。因為呼叫中心實時性很重要,紅綠黃燈的顯示,應該在呼叫中心里面隨時都有紅黃綠等顯示的,告訴你現在的狀態。還有一個企業的情況,包含數據從哪里收集,策略怎么變成一個可執行方案,還有包括其他的一些東西。
講了這么多我綜合一下,這個方法我剛才講過,應該是一個全新的對于我們今天所遭遇到的金融危機下,作為一個服務行業,尤其是服務行業里面勞動密集、數據密集、信息密集這么一個行業,如何能夠去應對它?那應對的方法就是讓你的企業能夠有一套有效的方法,讓你企業能夠脫穎而出,重新找出你的定位,能夠重新產生你的核心競爭力,能夠讓你的企業能夠比別人更有效,更低成本方法在這個市場里面競爭。這個方法必須是靈活的,如果不靈活的話,這個方法一旦企業改變丟不掉不行,這個方法必須是靈活,能夠應對市場快速改變,市場隨時改變。技術快速改變,而且必須是能夠基于根據事實,根據實際發生數據來做決策分析這一套公司文化。
所以第一個就是這套所有策略拼圖,湊成這一個拼圖能夠體現你的核心競爭力,第一能夠用平衡計分卡及策略地圖有效的執行企業策略,左面就是很漂亮的是就是做數據分析的。我現在是一個軟件開發我必須用,不會開發就不會用這個東西,對于企業管理者是不切合實際的,這個是圖形化不需要了解怎么做,我就可以任意分析數據該有這種因果關系,這個就是另外平衡計分卡分析地圖有效分析。第二用視覺化分析,而且能夠在幾分鐘之內做快速轉變。第三就是在第一時間,了解企業關鍵績效指標,隨時掌控運營情況。這三個東西大家都是呼叫中心管理者,如果有東西能夠幫助這個一定感覺到是上帝給你的禮物。而且能夠圖形化,視覺的,告訴你很多背后的原因,能夠用一個綜合性,平衡計分卡方式,讓目標,策略達到結果。
我今天講這個方法就是希望能夠建立一套SEE的方法,能夠完成我這個,今天我的演講時間不長,但是我想能夠有效將這個新的方法跟各位灌輸,而且能夠聯想到我今天講的金融危機下呼叫中心應用,創新核心競爭力的與定位。實施這個方法就能夠讓你的組織仆役優化質量,成本,風險等關鍵成功因素,SEE采用的是整體協作方式來管理和優化組織的流程,而且關注核心是企業領導,管理核技術等關鍵的系統和過程。實際實施過程是與組織特定的情形相關的這是一個綜合方法,靈活的方法,不是我們采用頭痛醫頭、腳痛醫腳的方法。
我們關注的是核心,但是每一個企業有每個企業的遭遇的東西,實時的過程跟特定的情況是相關的,我今天演講有到這兒,會有相應一系列的東西會出來,在未來如果關注,在網上發表一系列方法,在這個方法情況下我們也建立一套對于服務一套叫做定位方法。就是參照它不同成熟度模型,這個東西是針對整個服務外包行業,針對一般行業,比如說銀行,電信,任何的公司,甚至呼叫中心、營業廳,如何去改進它的質量,找出你的定位或者你的成熟度。針對整個環境,包括呼叫中心園區,或者跨國式的企業,包含整個人員一套成熟度的東西。我剛才講的東西都是在這個方法之下運作出來。今天謝謝各位。
主席話語:每一次李保民博士演講都會帶給我們很多國際上新鮮的東西,本身李博士是九五太維董事長。作為一家非常優秀的公司,他們肯定在金融危機情況下,剛才李博士有說我們今天有很多的企業,但是這樣的機會只給有準備頭腦的人。今天我第一次聽他這個SEE這個方法,非常好,我希望大家能夠真的把3R,我覺得這是非常好一些觀點。

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