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客服中心如何對任務型的來電服務作排班與人力調度管理

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  臺灣因應全球金融風暴,擴大國內需求,政府史無前例的于2009年元月18日發放消費券,并由經建會委由中華電信公司成立「消費券咨詢中心」,提供民眾消費券發放、使用方式、范圍等疑義之咨詢。該中心于2009年1月5日成立運作,于消費券使用期限內(至2009年9月30日),每天8時至22時由專人提供咨詢,年節假日照常服務。據咨詢中心統計,服務期間民眾咨詢的電話總數近76萬通,主要集中在消費券發放之前后。負責政策統籌規劃的經建會表示,消費券咨詢中心自1月5日啟用迄消費券發放日(18日),在短短14天就涌入超過52萬通的電話,透過客服人員詳盡解說,并配合相關的倡導措施,計有99.42%的民眾完成消費券的領取。從2009年1月5日到2009年9月30日共計269天;在任務型的來電服務初期14天,占全部周期5.2%天數;涌入超過52萬通的電話,占全部周期電話總數近76萬通的比率是68%。典型任務型的來電服務特質是短期間內涌入驚人的電話量。
  
  經建會此次的消費卷發放與使用推廣,所以能夠達到如此高的發放放比率,并滿足突增的彈性服務。可歸因于委外服務商中華電信客服中心,平時即建立了人員彈性調度機制,并導入了虛擬客服中心的概念。透過IP話的通訊及客服系統架構,中華電信成功的將臺北、三重、宜蘭、臺中、高雄等數個分散在全臺各地的客服中心進行虛擬串連。因此能做到在不需增聘或調動人力、不需增加場地、不需添購、布建設備的狀況下,針對不同業務需求快速的進行服務產能的機動調派。
  
  【任務型的來電服務特色】任務型的來電服務通常有以下幾個特色,使得人力調度與安排的挑戰特別大。
  
  1.來電量模型不易建立
  
  任務型的來電服務通常都有短期的服務任務(例如疾病管制局在對抗新流感期間所開辟的熱線服務),過去沒有完全一樣的服務模式,所以頗難預測來電量模型。
  
  2.客服人員的培訓挑戰
  
  客服人員CSR對服務內容的理解需要完備的培訓活動,才能在短期內將服務能量建立起來。
  
  3.知識庫的建立與更新維護
  
  客服人員服務所需要的專業內容,更仰賴后臺人員事前的規劃、分析、整理,與服務過程中不斷的回饋修正。才能確保客服人員CSR能夠及時找到更新過的信息,迅速響應顧客。
  
  4.客服中心的備援架構與現場調度機制
  
  對于服務量的預測既然有困難,客服中心就應該建立彈性的人員調度機制,才不會讓應答率高低差別太大,影響客戶的觀感。如果預算許可,也可建構多渠道的服務,如IVR、傳真、電子郵件,以舒緩主要服務管道壅塞時,客戶仍能自備援管道獲取服務。大型的多站點客服中心甚至能做到區域性與功能性溢流,即不同主要服務技能的客服人員CSR之間,能互相支持突然涌進的爆量服務要求;另外也可以交換機的自動溢流,將區域性的客服中心串接在一起,彼此支持短期的服務需求。
  
  對于任務型的來電服務挑戰雖然特別大,透過組織的安排,自動化系統的協助,彈性化的排班與現場人力調度,。
  
  【Grandsys成功秘籍】:
  
  1.典型任務型的來電服務特質是短期間內涌入驚人的電話量。
  
  2.任務型的來電服務,會使得人力調度與排班的工作挑戰特別大。要思考關鍵成功因素(Key Successful Factors KSF)。
  
  3.任務型的來電服務通常有以下幾個特色:來電量模型不易建立、客服人員的培訓挑戰、知識庫的建立與更新維護、客服中心的備援架構與現場調度機制。

Grandsys International University 格蘭徳思大學 資深顧問 徐樹模 More Hsu
  

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