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為什么你整天忙碌,最后卻是個失敗的班組長?

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昨天晚上聚餐,小喬講了一個故事。

她們呼叫中心一個組長,工作很忙碌。

每天晚上加班到凌晨,休息日也要抽出時間來工作。

而就在不久前的一次內部競選,她竟然被淘汰了。

我們都很奇怪,“怎么可能被淘汰呢?”

按說,這么忙碌的人,應該很棒啊。

可惜,并沒有。

在我們日常中也有很多這樣的人,

整日看起來很忙,

吃個午飯的功夫都在做匯報,

但最后年底做匯報業績卻很差。

工作中,以能力和責任心兩個緯度,可以將組長分為四類。


Ⅰ類能力很強:責任心也很強,能及時完成任務。

Ⅱ類能力很強:責任心一般,一些任務總不能如期完成。

Ⅲ類能力一般:責任心也一般,完成任務有困難,也不問。

Ⅳ類能力一般:責任心很強,完成任務有困難,通過溝通能及時完成任務。

而小喬公司的組長屬于Ⅳ類,責任心很強,工作能力卻一般。如何正確的培養這個“兵頭將尾”是呼叫中心運營績效好壞的一個重要影響因素。

一名合格的的呼叫中心組長應該具備什么能力?

01
現場管控能力

現場管理事務通常瑣碎而繁雜,班組長需要進行長電話監控、業務答疑、旁聽、監聽、撥測等工作,隨時關注員工的情緒變化,針對情緒波動客服及時干預,話務高峰時段還需上線接話力保接通率。總的來說就是,既要關心業務,也要關心心情。

1、按照生產作業標準進行有效的現場管理作業;

2、座席系統的日常維護及使用情況監控;

3、工作區域的衛生情況及座席運營狀態監控;

4、定期組織召開班組工作例會及各種臨時會議;

5、負責考勤、紀律的監管和記錄工作;

6、負責對現場投訴話務員電話的接聽和安撫;

7、長電話的監控及跟蹤處理;

8、現場設備的檢查與維護;

9、小組日常工作的安排與調度;

02
業務支撐能力

作為一名合格的班組長,必須要有過硬的業務知識以及靈活的受理技巧,能夠熟練掌握公司相關業務受理、業務咨詢、故障報修、投訴申告、營銷工單等處理流程。

針對員工質檢、工單差錯存在的共性問題進行歸納分析,結合日常更新業務、典型問題,利用班前、班后會向組員細細宣講。

針對組員在通話過程中遇到的疑難問題要及時進行干預,然后將處理結果反饋給組員并重點提醒。

針對剛上線的新人,班組長更是應以實體演練引領組員進行接線,結合錄音分享,針對業務知識及受理技巧進行重點輔導,促進其接話能力的提升。對于組員中存在的共性問題,需要提供系統化培訓的知識點,提前向培訓師報備培訓需求,然后由培訓師制定培訓計劃進行崗中系統強化培訓。

03
培養下屬能力

要培養下屬的基本能力,如抗壓能力、傾聽溝通能力、解決問題能力,判斷力、文字能力等,這些能力無論什么工作都需要。也有一些特殊崗位需要的能力,如演講能力,如果組員愿意朝培訓師方向發展,可以考慮培養等。

04
數據分析能力

作為一名合格班組長,必須要對數字非常敏感,每天關注項目、所轄團隊的各項KPI指標, 監管各座席的工作狀態及各項指標完成情況;針對未達標組員進行跟進與輔導;時刻關注團隊出勤率和人員流失率;定期整理風險人員花名冊,對情緒波動較大、狀態異常的組員及時進行溝通,降低人員流失。

根據日報表和月報表中的數據,對質檢和工單異常的情況進行分析匯總,協同培訓、工單、之間專員進行跟蹤輔導。作為一名合格的班組長,不僅僅對各項指標數據極其敏感,更重要的是教會組員如何去關注自己的關鍵性指標,如何從指標中發現自身存在的問題以及告知如何針對出現的問題進行改善并提升,只有這樣,你才可以讓所轄的組員們懂得如何在競爭中脫穎而出,從而拿到高績效、高收入。

05
團隊建設能力

團隊體現的是一種凝聚力的精神,具有共同的愿望與目標。好的團隊要有極強的團隊協作意識、高昂的團隊士氣,成員之間應是和諧、相互依賴的關系,他們能夠為了共同的目標奮力拼搏。

做好團隊建設工作首先要明確團隊目標。目標就是方向,每個團隊的組建都是為完成一定的目標或使命。

其次,建立好團隊內部規則。沒有規矩不成方圓,一個團隊如果能形成戰斗力必須建立健全的游戲規則,如崗位職責、權利的界定,團隊成員溝通、交流方式的確立等。這些規則應能保證一個團隊的正常運行,讓團隊每個成員的主動性、積極性和創造性發揮出來,使整個團隊充滿活力。

第三,相互理解,學會寬容。寬容是一種很高的品質。在一個團隊內部,由于每個團隊成員的性格特征可能不同,考慮問題的出發點不同,難免會產生摩擦,但每個人都應該抱著一種“對事不對人”的態度去寬容別人對自己的不理解,甚至是批評,而不能一味地去爭執。

四,確立標準,選對人上船。團隊的目標確定了,就要選擇正確的團隊成員,該如何選擇團隊成員呢?團隊成功的關鍵在于充分發揮整體優勢,這就需要我們從源頭抓起,團隊中的成員做到優勢互補,實現整體大于局部之和。

第五,選擇一個好的領導——舵手。兵熊熊一個、將熊熊一窩。一個好的團隊領導對于建設高效率的團隊有著不可替代的作用。一個好的團隊領導能充分發揮團隊中每個成員的優勢,使團隊的資源實現最大程度的優化,從而創造出非凡的業績。

一名班組長擔任的角色有很多,同時伴隨她的轉變就有多樣化,在話務突增時,她需要及時調配座席人數來保證指標的正常完成這時她是一名決策者,在客服代表有想法有意見時,她要及時把這些建議反饋給領導,使領導更好的掌握員工的思想動態,這時她是一名聯絡官領導的好助手,在用戶和客服人員需要幫助時,及時為他們解決問題這時她又是一名服務者。




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