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客服人員客戶溝通能力提升研究

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客服工作是一個對員工綜合素質要求較高的崗位,對于在崗員工的專業知識的掌握情況、與客戶的溝通技巧、計算機使用技能等具有較高要求。相比之下,客戶溝通能力在呼叫中心客服人員應當具備的眾多技能中的重要性是最為突出的。

區別于通常的人際溝通,客戶溝通的目的性更強、效率要求更高,在客戶溝通的過程中客服人員應當利用一系列技巧與客戶進行想法交流、情感互動及信息傳遞,最終達到幫助客戶解決難題的目的。

一、與客戶溝通過程中的心理學技巧應用

站在客戶來電需求的角度對客戶的心理需求進行分析,不難發現客戶致電的主因是尋求幫助、對存在疑慮的業務進行咨詢以及業務辦理,然而與此同時也夾雜著得到認同的期望。從客戶的心理訴求中尋找提升客戶溝通能力的技巧不失為一種具有良好預期的方式,以下將對三個心理學效應在客戶溝通中的應用進行簡述。

1、刺猬效應的應用啟示

刺猬效應是對一個故事的概括性提升,這個故事說的是在一個冬日的早晨寒風凜凜,有兩只刺猬依偎取暖,起初它們緊緊抱在一起隨著硬刺逐漸把對方刺傷,兩只刺猬拉開到難以獲得對方溫暖的距離,之后這兩只刺猬對相互之間的距離和角度不停地調整最終找到了一個彼此傷害程度最低又能夠取暖的姿勢。

刺猬效應帶給我們的啟示是在相互交往的過程中彼此之間有必要保持一個既不太遠也不過近的適宜距離才能讓彼此都能處于一個舒適的狀態,實際應用于呼叫中心的客戶溝通中,這個既不太遠也不過近的距離所指代的不再是物理距離而是呼叫中心客服和客戶之間的心理距離,具體來說是客服在開展工作時應當確定一個適宜的與客戶溝通的基調,呼叫中心客服如果與客戶之間的心理距離過近,即客服在與客戶進行溝通時候使用過于熱情的語氣以及過于通俗的語言,在這種情況下客戶會認為客服人員缺乏專業素養;呼叫中心客服如果與客戶之間的心理距離過遠,即客服在與客戶進行溝通時候使用過于生硬的語氣以及過于專業化的語言,在這種情況下客戶會認為客服人員機械冷漠。

一般認為呼叫中心的客戶人員在開展工作時準確把握施展專業性和親和力的程度,依據客戶的反應進行適時調整,始終與客戶保持一個合適的心理距離。

2、首因效應的應用啟示

首因效應是指在與陌生人進行第一次接觸的時候人們往往會留下一個深刻的印象,以此建立的第一印象會深刻影響對這個第一次接觸的陌生人的認知。受到“首因效應”的影響,人們會自覺地親近第一印象良好的人,疏遠第一印象不好的人。對于呼叫中心的客服人員而言每天要接通數以百計的電話,第一印象頻繁地產生。

根據首因效應的原理,具體來說如果客服人員在電話接通時能給顧客留下一個良好的第一印象,之后的溝通交流會順暢無阻;如若產生了較差的第一印象,接下來的溝通會比較吃力,影響溝通效率。因此客服人員應當樹立親切、大方的形象,力爭給客戶留下一個較好的第一印象以提高工作效率。

3、缺陷效應的應用啟示

缺陷效應指的是優秀的人犯小錯誤反而會增加人際吸引力的現象。對于呼叫中心服務過客服工作而言其具體應用可以表現在當客戶投訴質疑時客服虛心認錯的態度能夠給客戶帶來好感,適時服軟,以真誠、謙虛的態度接受客戶的質疑比起一味的強調原則更容易博得客戶的好感,有利于提高客戶的滿意度。

二、應對客戶投訴的溝通策略

投訴業務在呼叫中心整體業務中占有極大的比重,客服人員熟練掌握處理投訴的策略有利于更好地開展工作,對提升與客戶的溝通能力至關重要。

1、積極采取措施穩定客戶情緒

客戶在進行電話投訴時往往語氣不善帶有負面情緒,一旦不能將客戶情緒進行有效控制、安撫,投訴處理難度就不會再僅僅局限于客戶所投訴的本身。

針對這種現實情況,客戶人員應當在通話的前期給客戶情緒宣泄的時間,接下來要對客戶投訴的基本信息進行有效傾聽并適時做出回應,尤其值得注意的是要在傾聽過程中捕捉重點以弄清客戶的真實意圖,在客戶表述完成之后客服人員的回應在使客戶感到尊重的前提下同時讓客戶感受到認同感。

在這一過程中客服人員應當運用換位思考、同理心等方式加工回應客戶的語言,扭轉與客戶對立的不利局面。不能忽視的是無論客戶的投訴是否合情合理,客服人員都應當對客戶的負面產品或服務體驗表達深深的歉意,表明企業會就該方面進行進一步改進與提升。

2、積極引導客戶描述問題情況

客服人員在穩定住客戶情緒之后應當引導客戶描述問題的具體情況,客服人員進行歸納并將自己的理解復述給客戶與客戶進行溝通確認。當客戶的訴求表現為顯性時客戶具有實際訴求,客服人員可以較容易地對客戶的實際訴求進行確認并且給予客戶行之有效的解決方案;當客戶的訴求表現為隱性時客戶不具備明確的訴求,對于客服人員來說操作難度較大,這時要求客服人員應當對客戶進行積極的引導,探究客戶的真實意圖,以便達到處理投訴的目的。

3、積極提供方案切實解決客戶問題

區別于常規的溝通模式,在客戶溝通中分辨是非不利于企業與客戶之間良好關系的建立,反而會產生不理影響造成對立局面。

客戶在發起投訴時往往夾雜著“我對你錯”的想法致電呼叫中心,在這種情形之下與客戶分辨是非曲直是不明智的,容易激發矛盾,因此客服人員應當從客戶的立場出發來理解客戶的意圖,意識到與客戶站在的利益出發點不同、信息的掌握情況不同會帶來很多觀點上的偏差,應做到求同存異,應做到在與客戶消除誤會的基礎之上認同客戶的觀點,把提供能夠讓客戶滿意的和解方案作為工作的重中之重。

提供解決方案的時機把握十分重要,應當把提供解決方案作為處理投訴的最終環節,過早提出解決方案會讓客戶覺得敷衍缺乏誠意,在進行了充分深入的溝通之后客戶的情緒價值得到了滿足,更易于接受解決方案。

遇到客戶對解決方案不滿意、無法和解的狀況,客服人員就會陷入一個十分被動的處境,難以高效率地將投訴化解,出于這個原因,客服人員應當在全面充分考慮客戶訴求以及可能遇到的阻礙之后制定多個備選方案再向客戶提出解決方案,這樣做除了操作靈活成功率更高之外還可以讓客戶感受到態度和誠意,有助于博取客戶的好感,最終達成和解。達成和解之后客服可以針對投訴的具體問題向客戶提出相應的建議,幫助客戶達成更好的用戶體驗。




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