CTI論壇(ctiforum.com)消息（編譯/老秦）:我們先定義聯(lián)絡中心的話后處理時間，然后再分享支持團隊減少它的好方法。
話后處理時間的定義
話后處理時間，也稱為wrapping up time或wrap-up time，是指聯(lián)絡中心座席完成互動后處理后續(xù)事務花費的時間。
當呼叫結束并且不再有客戶參與時，由于座席仍在處理客戶的查詢，因此仍將話后處理時間視為互動的一部分。因此，將其計入平均處理時間（AHT）。
座席在話后處理時間（ACW）內執(zhí)行的包括：記錄聯(lián)系原因和結果，安排后續(xù)行動和類似行動，以及更新給其他團隊成員。
為什么話后處理時間很重要？
話后處理時間可能是一個重要的指標，因為它有助于確定面向客戶的互動比例。
雖然AHT可以衡量您的總時間投入，但分開話后處理時間可以顯示客戶的時間投入。
此圖表顯示了座席工作日的周期--從有空到與客戶互動，話后處理，然后再回到有空等等。
話后處理時間是許多聯(lián)絡中心希望降低的一個指標，即希望減少總體AHT，而且不會直接影響客戶的體驗（因為這段時間客戶不參與）。
降低AHT的好處是我們可以更好地最大化我們的服務水平，但是即使在話后處理時間內，我們也要謹慎行事……
為什么在減少話后處理時間之前要格外小心？
確保兩次交互之間有足夠的話后處理時間有兩個主要好處。第一個是確保座席輸入到聯(lián)絡中心系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可靠，第二是消除可能對績效產(chǎn)生負面影響的壓力。
在第二點的基礎上，讓我們考慮如果快速的呼叫速度給座席們帶來壓力，則會對整體工作質量產(chǎn)生影響。
因此，減少話后處理時間的關鍵是不給座席施加壓力，因此我們才不會影響服務質量或士氣。我們必須密切注意座席需求與通話量之間的平衡。
要保持這種平衡，說起來容易做起來難，要讓座席進行自我監(jiān)控，或者僅在有限的高交互量期間實施約束可能更容易。
如何計算話后處理時間
在我們分享一些減少話后處理時間（進而減少AHT）的好方法之前，不給座席施加壓力，我們需要知道如何計算和跟蹤話后處理時間。
話后處理時間的計算公式如下：
結束時間=
總話后處理時間
通話次數(shù)
但是，盡管我們可以手動執(zhí)行此操作，但跟蹤報告應自動給出不同座席和聯(lián)系原因的話后處理時間。
雖然很難跟蹤一個或兩個較長的結束時間的單獨示例，但由于呼叫的性質，它們的差別很大，因此這些報告將為您提供每個座席的平均結束時間。
通過為每個座席取平均值，您將收集有關哪些人可能難以記錄和安排其行動的信息，或那些只希望獲得一點額外休息的人的信息。
什么影響話后處理時間的長度？
話后處理時間沒有行業(yè)標準，不同中心之間的差異很大。
但是，為什么呢？
嗯，有許多因素會影響座席完成ACW所需的時間，下面我們舉四個例子說明您的話后處理時間為何比其他聯(lián)絡中心更長或更短。
i、部門和聯(lián)系方式--在不同的部門中，復雜呼叫的百分比將發(fā)生變化，通常，呼叫越復雜，話后處理時間越長。
例如，技術支持中心的話后處理時間可能比零售聯(lián)絡中心的長得多，因為零售聯(lián)絡中心通常處理更簡單的交易聯(lián)系。
Ii、聯(lián)絡中心技術和自助服務--聯(lián)絡中心系統(tǒng)越快，座席就可以更快地完成其ACW，同時您也可以使用技術來自動化座席在話后處理時間內所做的一些工作。
擁有完善的自助服務系統(tǒng)也將影響話后處理時間，但是反之，當您取消那些簡單的交易聯(lián)系時，意味著話后處理時間將增加。
擁有這些自助服務系統(tǒng)固然很棒，但由于它們因此可能使座席的角色變得更加復雜，從而導致更長的通話和結束時間。
iii、內部流程--呼叫中心通常在呼叫后要求座席輸入其他信息以及必要信息，這將延長話后處理時間。
例如，座席可能認識到在呼叫期間需要更新知識庫中的文章。因此，在他們致電之后，他們可以自己對其進行更新或提出要對該信息進行審核的請求，這將大大增加話后處理時間。
iv、座席行為--盡管某些座席的輸入速度可能較慢，但可能會有一些座席將話后處理時間視為在進行下一次交互之前可以用于休息的時間。
減少話后處理時間的5種安全方法
現(xiàn)在我們知道了影響話后處理時間的因素，您可能已經(jīng)對如何降低聯(lián)絡中心的話后處理時間有了一些想法，而無需給座席施加壓力。
但是，以防萬一您仍在尋找靈感，以下是我們建議的五個建議，可減少話后處理時間，同時對座席體驗產(chǎn)生積極影響。
1、加快您的計算機系統(tǒng)
較慢的計算機系統(tǒng)是導致話后處理時間長的關鍵原因。但是，現(xiàn)代CRM系統(tǒng)會根據(jù)關鍵字自動更新呼叫日志，這可以幫助減少話后處理時間。
大多數(shù)系統(tǒng)可以在每次呼叫后分配一定數(shù)量的話后處理時間，從而在整體上設置一致的速度。
改進我們的聯(lián)絡中心系統(tǒng)還可以通過其他方式減少話后處理時間。考慮一下屏幕錄制技術，以及尋找座席可能在ACW苦苦掙扎的地方。
CallMiner國際副總裁Frank Sherlock補充說：通過查看屏幕錄像并聽取談話內容，主管可以確定座席是否需要額外的培訓，或者是否有其他問題影響他們的表現(xiàn)和ACW時間。
2、在交互期間完成一些話后處理事務
可以訓練座席在客戶仍在通話時完成一些總結工作，例如在客戶尋找某些東西時，例如在不損害通話質量時。
盡管在聯(lián)系結束之前我們無法完成所有ACW，但是我們可以做一些事情，例如輸入客戶直接致電CRM系統(tǒng)的原因。
同樣，可以降低總體話后處理時間的一種類似技術是在通話過程中做筆記，特別是在復雜的通話中，因此他們可以在以后鍵入它們，而不必考慮已采取的操作。
3、培訓座席使用縮寫
我們該如何加快工作時間以外的消息傳遞速度？我們使用縮寫。
沒有人會不鍵入lol而是大聲笑出來。或者不是用OMG代表我的天哪？還有BTW不是代表順便說一句嗎？它確實有助于我們更快地達到目標。
因此，讓我們將此原則帶入聯(lián)絡中心，并在ACW中使用適當?shù)氖鬃帜缚s寫詞以縮短話后處理時間。
以下是聯(lián)絡中心縮寫的一些常見示例，供您試用：
| 縮寫 |
含義 |
| CUST |
客戶 |
| DOB |
出生日期 |
| FONE |
電話 |
| @ |
@ |
| /> |
少于/多于 |
只需確保您的所有縮寫都對座席有充分的介紹，并包含在樣式指南中，這樣座席就不會開始使用自己的縮寫，而使將來的同事可能不會理解。
4、結束話后處理時間的濫用
有很多技巧可以讓座席用來減少他們在電話上的時間。比如上廁所超時或坐在座位上忘了掛斷電話。
但是，一些最常見的偷偷摸摸的座席技巧是與話后處理時間有關的。
例如，由于我們無法直接監(jiān)控團隊，因此座席可能會利用話后處理時間來查看足球比賽結果或發(fā)送個人信息。這一切都是在假裝做筆記或更新CRM的同時進行的。
為了發(fā)現(xiàn)這一點，我們可以使用屏幕錄像和跟蹤報告，但是濫用話后處理代碼也可能表示座席需要額外的支持來處理呼叫后工作。
在這兩種情況下，都可以設置警報以表示超長的話后處理時間，或者我們可以告訴座席我們在不設置目標的情況下查看處理時間的細分，以此來勸阻負面行為。
5、依靠技術使ACW自動化
通過將Robotic Process Automation（RPA）內置到CRM系統(tǒng)中，您可以通過自動在客戶數(shù)據(jù)或呼叫記錄中填寫必填字段來減少話后處理時間。
Business Systems的云和數(shù)據(jù)服務顧問Brent Bischoff表示：RPA從座席那里撤走了管理員，使他們可以專注于提供積極的客戶體驗。
此外，根據(jù)Brent所說，RPA可以在呼叫后向部門或客戶發(fā)送自動消息，以免座席手動更新，同時節(jié)省大量時間。
綜上所述
話后處理時間是指在客戶與座席交談之后，座席完成其ACW的時間段。由于座席仍在處理客戶的查詢，因此話后處理時間仍被視為AHT的一部分。
但是，許多聯(lián)絡中心選擇將AHT分為通話，保持和結束時間，以更廣泛地了解客戶所面對的AHT比例。
這個比例和話后處理時間的長短是許多不同因素的乘積，包括：技術，聯(lián)系原因和內部流程。
知道這一點將幫助您設計出節(jié)省話后處理時間的方法，而不會敦促座席匆忙完成他們的ACW，這不利于他們的士氣或正在輸入您的聯(lián)絡中心系統(tǒng)的信息質量。
雖然，如果您沒有自己想到的減少聯(lián)絡中心話后處理時間的想法，請仔細考慮本文中提出的五個想法，這些想法最適合您的操作。
祝好運！
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