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怎樣才能有效地開展質檢工作

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制定了質檢標準,做好了質檢標準考核的培訓之后,我們開始進行質檢工作了。如何有效地開展呢?涉及到多個方面,下面從質檢監聽方法、樣本抽取、人員輔導、質檢專員質檢能力以及質量管理幾個方面來分別闡述。 (1)監聽方法 質量監聽的方法從執行層次來看,從高層次到低層次可以分為: ☆錄音監聽及檢查界面操作。通過錄音和錄屏進行回放來監聽及檢查。 ☆錄音監聽及分析。對錄音監聽并評分,對存在的問題進行分析,并根據分析結果按照個性或者共性問題對員工進行輔導、激勵,將共性問題匯總提交培訓人員,納入培訓計劃,推動通過培訓改善服務質量。 ☆沉默監聽。僅僅是聽取錄音,不做分析和記錄,多用來通過大規模的泛聽以幫助了解現場運營情況,控制實時服務水平,及時解決質量異常問題。 ☆強插。發現員工出現異常,例如通話時長過長、員工情緒激動、客戶投訴的時候,可以通過強插的方式進行介人,以便了解即時情況。 ☆身旁監察。坐到員工的身邊,進行即時監聽,發現問題可以馬上指出,通常這種情況適用于新員工或者犯致命差錯的員工,弊端是容易造成員工過于緊張。 ☆現場巡視。主要用于即時發現問題,適用于新業務或系統上線,或有大批新員工上線的時候,質檢部門配合現場班組長進行管理。 下表綜合比較各種監聽方法的不同特性:
(2)質檢抽樣 質檢工作常用的方式是抽檢,特別是大型項目由于同時上線的座席代表較多,難以做到一個一個的質檢,這時抽檢就是一種有效的質檢方式。在選擇隨機抽查這種質檢方式時,特別要注意質檢對象與質檢內容的選擇,提高質檢效率。 請按現狀回答以下質檢抽樣問題: ☆是否采用流動式的檢查方式。并非固定在某個時段或某種類型的錄音。 ☆是否進行數量差異化質檢方法。對不同程度不同水平的員工、不同的話務時段采取不同的監聽數量。 ☆是否有免檢的考核方法。針對連續質檢成績表現優秀的員工采取一些豁免特殊政策。 ☆是否請員工主動要求質檢。員工可以指定某個時間段或某通錄音以提供質檢。 ☆員工是否感謝質檢幫他表現。當員工成績優秀時,認為是在科學的質量管理辦法幫助下提升的。 并非以上所有問題都回答是的情況下就是合規的抽樣辦法,具體情況我們下面繼續分析。 考慮到方法的科學性,呼叫中心的錄音抽樣是個需要結合數理統計工具的過程,具體樣本量可以使用統計工具進行計算,抽樣的數據需要符合隨機原則,同時達到中心所采用的置信度和置信區間。有幾個因素是需要考慮的: ☆置信度:真實的值在樣本統計值某一區域內的概率。可以是90%95%和99%。結合經濟因素及可行性因素,一般使用95%。 ☆置信區間:企業愿意接受的數據誤差范圍。一般建議在±5之間。 ☆樣本量:多大的樣本量能達到我們的精確程度。例如需要確定本月的監聽數量,則需要確定本月的總數據量,但通常我們做的是即時性的監聽,一般不可能等到下個月再來回聽本月的錄音。因此,一般根據上月的錄音情況來預測本月的話務量,以此作為預測總量。 我們可以在這個網站上使用抽樣工具:htp:ww。surveysystem。com/scale htm 舉例來說,假設5月份的話務總量是20000通,采取95%的置信度,±5的置信區間,那么計算出來的樣本量是377通。意思就是說,如果我們需要了解這個呼叫中心的服務質量整體水平,那么只要抽檢377通錄音,就能有95%的把握說這個中心的整體質檢成績,誤差范圍只在±5之間;假設監聽成績的非致命差錯率是93%,那么整體情況應該在87%~98%之間. 反過來,假設5月份的話務總量是20000通,監聽量是480通,抽樣采取95%的置信度,可以計算得出置信區間是±4.42,也就是說,該中心的監聽量已經在我們可控的誤差范圍內了。 以上分析,我們都可以看出,樣本量的抽樣情況,是從呼叫中心整體來看的,并非是查看某一個座席代表的數量,也就是說目前我們監聽的成績其實并不能代表某一位座席代表的服務能力,只能代表整個呼叫中心的服務能力。 下面我們可以來反證一下,當需要了解一個員工真實的服務水平時,假設同樣需要符合95%置信度和±5置信區間,假設當月員工的接聽量(或總工作量)是500通,那么計算得知需要監聽的數據量高達217通!這明顯與我們平時的監聽量是不能符合的,同時按照目前的現實情況來看,也不可能有那么多的人手能承擔如此的工作量。因此也就是說,目前的監聽量是用來發現員工問題的,并非反映了該員工的服務能力。 上面說了,抽樣要符合隨機原則,才能保證數據統計的置信度和置信區間,那么我們如何對員工的錄音進行抽樣,才能保證符合隨機原則呢?下面介紹三種方案: ①購買能隨機抽取樣本量的錄音系統。這個最科學,也能避免認為操作帶來的誤差。 ②使用隨機函數。將所有錄音編號,使用 excel軟件的統計公式rand()根據得出的隨機數決定需要監聽的錄音。 ③制定尾數規則。根據錄音編號的尾數,從周一到周五監聽不同的尾數。例如周一監聽1和9,周二2和8,周三3和7,周四4和6,周五5和0。 通常對于后兩種方式,樣本量的抽取或者制定監聽規則,一般由質檢團隊里負責質量保證( Quality Assurance,俗稱QA崗位)的角色來完成,也有的是質量管理部門負責人完成。 符合了以上的置信度和置信區間,保證了樣本量抽取的隨機原則,我們還有哪些需要考慮?當然有,比如說: ☆這377通錄音該如何分配到每個員工的監聽量上?平均分配,還是也需要進一步制定規則? ☆監聽的方法是否都可以采用錄音監聽的方式?是否需要考慮其他的監聽方式? ☆是否需要考慮不同時段話務量的不同分布而抽取不同的樣本量? 下面從數量、分布以及樣本上給出一些建議,以作參考: ①從數量上看: ☆檢測監聽數量落實到人,保持在普通座席代表每月20-40個話務錄音以上(或1%-0.4%) ☆平均每人累計被監聽的通話時間為60~90分鐘 ☆歷史錄音監聽占總監聽量的60%~80% ☆實時錄音監聽占總監聽量的20%~40% ☆實時錄音監聽側重于對新座席代表或排名后20%的員工監聽 ②從分布上看 ☆人員覆蓋要求盡可能達到100%(不建議免檢) ☆平衡式人員與數量的比例:70%的座席代表平均為20~40條 ☆監聽重點放在部分表現不好的20%座席代表上 ☆對連續3個月排名前10%的優秀座席代表可監聽5條以內作為鼓勵 ③從樣本上看 ☆選取樣品的時間要求是對不同時間段的錄音進行監聽 ☆以中高峰為主(60%),低峰為輔(20%),兼顧到夜班人員的錄音(20%) ☆選取樣品的時長要求針對超長(20%)、超短(20%)、一般的錄音(60%)進行監聽 (3)人員輔導策略 從能力和意愿兩方面入手: 1、①模擬法與實操訓練。針對新員工或內部提升訓練,可以按照標準做法來操作或者訓練。例如,多聽優秀錄音。 2、標桿法與批量復制。找出優秀員工的標桿做法,例如從平時的錄音監聽中發現的優秀表達,或者發現的銷售高手、服務高手,找出他們優秀的做法,交由培訓部按照同一套路復制培訓。 3、進階法與梯次培養。對員工設定不同的等級,不同等級參與不同的輔導課程,使用不同的輔導方式,進行有梯次、分階段的培養。 4、授權法追求最終績效。對優秀員工,能力高意愿也強烈的員工,可以使用充分授權,以績效結果為考核,平時輔導中無需過多關注,提醒即可。 5、督導法推進持續改善。與授權法不同的是,督導法針對的是全體員工或者全體班組,質量的改善就是一個持續改善的過程,通過對個人和團隊的持續不斷的督導,提示其要不斷按照客戶的要求改善服務能力,提升服務水平,推進各方面的持續改善。 6、調配法充分利用資源。可以從兩方面進行考慮,一是充分利用現有優秀員工的力量,進行班組或個人結對學習,充分利用內部資源;二是綜合培養員工的業務技能,根據不同技能組的話務高峰調配人手,讓優秀員工或者意愿高能力強的員工通過不斷的學習,掌握多種技能甚至全技能,充分發揮員工的潛能,讓企業得到最大的能力資源。 (4)質檢的質檢 在完成上述工作之后,我們不禁要問:如何提升質檢人員的質檢效用?如何保證質檢人員的質檢水平是對所有人員保持一致,并未受到其在不同時間不同情緒的影響? 答案就是質檢人員同樣需要質檢,對處理質檢工作的人員需要定期進行質檢校驗和質檢工作的抽檢,監督質檢人員的業績表現和效益。 ①向質檢專員要業績方面需要維持,另一方面需要改善。維持的是原來正常的績效水平的基本工作: ☆按計劃按標準行事 ☆確實執行新標準 ☆使正常狀態持續出現改善的是質量異常和計劃外事件,提升現有水平 ☆快速解決計劃外事件 ☆不斷提升現有水平 ☆迅速改善異常質量 總之,作為質檢專員,必須認識到,服務質量提升是座席代表的努力結果,因為需要座席代表主觀意愿上希望改變,并進行了執行,才有質量成績的變化;但是服務質量下滑就有質檢專員的責任了,盡管不能說服務質量下滑是質檢專員的錯,但是沒有任何應對改進措施就是不對。 ②質量管理專員 除了負責質檢專員的管理,提升質檢水平,監督質檢工作質量,還有很重要的一環,就是對服務質量標準的制訂、推行和中心整體服務質量的持續改善。 下圖展示了質量管理專員是如何使用PDCA循環來持續改善質量管理工作的。
③角色觀念改變 質檢負責人員,無論是質量部門負責人、質量管理專員還是質檢專員又或者是現場管理人員,所有與質檢工作相關的人員,需要調整觀念,從角色認知開始,改變以往認為質檢的監督員身份,帶領大家向教練員過渡。下表整理了前后觀念上、做法上的不同:
質量管理是一個動態更迭的流程,其運用需隨企業環境和客戶需求的變化而改變。當產品、流程、政策、客戶期望、系統或業務需求發生改變時,部門程序和質量保證行動指南也必須更新,必須再次進行培訓。質量管理并不是可選的,而是提高客戶滿意度、保證工作效率、工作質量所不可或缺的。 聯想45條成功法則說道:要做出一條光彩奪目的項鏈來,有的人像一顆珍珠,有的人不是珍珠,不能像珍珠一樣閃閃發光,但他是一條線,能把那些珍珠串起。企業的領導者必須知道自己的價值所在你是那條線。在質量管理的領域里,企業質量管理的成功絕對不是一個人的成功,而是由團隊里各個角色共同努力的結果,是大家的共同付出推動向前得以實現的。總之,指令管理遵循下列原則: ☆服務質量監控三角平衡法是從外部監控、內部監察和數據分析三個角度來進行質量監控的方法。 ☆質檢抽樣要符合隨機原則。 ☆樣本量的計算是科學的數理統計的過程,需要考慮置信度和置信區間。 ☆常用的六大輔導策略:模擬法、標桿法、進階法、授權法、調配法和督導法。 ☆向質量管理人員要效益和業績。

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