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呼叫中心的災難恢復——你準備好了嗎?

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  雖然大多數的呼叫中心經理同意客戶滿意度對公司的成功至關重要,多數人都沒有意識到,呼叫中心是他們的利潤中心。顧客滿意度在很大程度上依賴于座席代表能否接通電話。宕機——無論是由于自然災害或人為的東西——意味著與客戶的溝通存在障礙。因此,呼叫中心的宕機可對業務造成嚴重危害。
  ZRG公司是一家在巴基斯坦和國外提供呼叫中心解決方案的(硬件/軟件工具、設備、小工具)技術公司,成立于1994年,全國大部分客戶服務呼叫中心使用ZRG工具。該公司已在多節點、多應用呼叫中心的規劃和部署解決方案方面擁有廣泛的背景。以下是最近一次采訪ZRG公司總裁Ayub Butt的一些節錄,他提出了一些關于處理在呼叫中心環境中業務連續性和災難恢復的觀點。
  問題:呼叫中心對于業務有多重要呢?
  Ayub Butt: 公司正在使用呼叫中心通過電話或其他渠道提供咨詢、信息、解決投訴、接受訂單和有價值的服務。呼叫中心是客戶服務中心的電子版入口,可以訪問并把事情做好。客戶無需到真正的物理場所服務中心,這樣可以節省時間,今天的客戶非常喜歡它。這使得它非常重要。
  問題:哪些因素可能會導致呼叫中心的宕機?
  Ayub Butt:呼叫中心宕機將對企業造成災害,主要是因為企業依靠呼叫中心為客戶提供方案。宕機意味著客戶無法訪問,這可能會造成不可彌補的業務損失。引起宕機的原因有很多,但主要可以分為三類。水災、地震等自然災害,如罷工、治安形勢、破壞、公民工作相關的損害等人為事件,技術或機械故障、停電、電信或數據網絡中斷等事件。
  問題:應對宕機應該有怎樣的業務計劃?
  Ayub Butt: 由于呼叫中心的重要性日益增大,企業需要考慮災難恢復和業務連續性計劃(BCP)。BCP是一個過程,以確保在宕機狀態下關鍵業務生存和繼續。
  問題:BCP應該包括哪些?
  Ayub Butt: 良好的業務連續性計劃可以制定的更詳細,但是呼叫中心最重要的元素是災難恢復或DR站點、疏散計劃、重新路由客戶呼叫的機制。
  問題:什么是DR站點,它應該包括什么?
  Ayub Butt:DR站點是一個備用的位置,在那里座席代表和管理人員開始協助客戶,沒有任何干擾。企業可以考慮Cold DR站點或Hot DR 站點。
  Cold DR站點是備用位置,它與主站點配備相同的功能,也許用較少的座位容量,定期更新或刷新訪問數據。而Hot DR站點是一個具有相同設置的位置,它在任何時候都可以實時訪問數據。然后有一個新功能的DR概念,在那里呼叫中心分布在兩個或兩個以上的地點,分發呼叫到這些地點。在這種情況下,每個站點作為其他站點的應急站點,可用于負載共享和平衡、溢出處理和備份支持。這種方法在短期內可能會有點貴,但是,它防止由于宕機引起的業務損失,提供了強大的能力和可能性,長期來講顯著節省了成本。
  另一種方法可以聘請居家座席代表。此方法中,當災難發生時,居家座席要求從家里登錄和執行他們的任務,如放置和接收呼叫、審查表單、處理請求等,采用這種方法不需要物理場所。然而,存儲所有數據和通信系統的后端地點必須有一個 Hot DR。
  問題:為什么疏散計劃是重要的?
  Ayub Butt: 人是一個公司最寶貴的資產,不像設備容易更換。因此,辦公時間內發生災難,要承諾采取管理、組織和冷靜的態度,以確保您最寶貴資產的安全。這就需要必須指定一個適當的疏散計劃,并定期演練。可以指定一人或多人做經理來專門指揮疏散行動,它作為該公司的準則。
  問題:為什么我們沒有看到這種演習?
  Ayub Butt:有一些企業定期進行這些演習。我認為有必要突出此類演習的重要性,并敦促管理者考慮在這項業務連續性上投資一些時間。處所撤離也可能是負責建設管理/協會采取的這一常規做法。
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