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應變能力超強的呼叫中心現場管理

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  一個呼叫中心的現場管理,就如同戰場上的戰力配置,如何運籌帷幄、如何配置適當的人力,將造就呼叫中心的運作是否順暢的關鍵。因此,如同戰場上需有一個指揮官,呼叫中心會于每個時段設置一名值班主管,掌控現場的狀況。
  值班主管為了維運現場狀況,需持有最大支配人力的權力,依現場狀況,隨時調度及安排人力的配置,以提高每位人員的利用率;除人力的配置之外,值班主管如同部隊的值星官,尚需紀錄該時段的服務水平、系統異常與否、人力出缺勤狀況、訊息的布達、待追蹤事項等交接項目于工作日志內,準確地記錄所發生之人、事、時、地、物,除了讓下一時段的值班主管了解交接事項以做好因應措施之外,尚可依據上一時段的服務水平,思考是否有調整人力的必要性,因此,工作日志的撰寫與交接,對于呼叫中心運行有相當大的實質上的幫助。
  另一方面,所謂“工欲善其事,必先利其器”,一個呼叫中心運作順利與否,尚有一個重要的關鍵,那就是一套完善的管理監控系統,如同人員須有一套客服系統,紀錄民眾的來電紀錄或反映事項,值班主管則是利用管理監控系統,來了解人員是否充分被利用、服務民眾是否有瑕疵、甚至是現場的服務指標是否有達到,都可確實掌握。
  此外,除了以上述值班主管的配置、工作日志的建置、完善的監控系統等方式,發揮現場管理的效力之外,尚需有一群二線支持人力,如同部隊的建置,除了要有指揮官、士兵、武器,當然也要有副官、參謀等二線或是后援的人力,才能協助指揮官將管理、調度及支持力發揮到最大。
  對于呼叫中心,二線人員的建置,不外是協助一線人員,如:客訴的處理、業務的咨詢,甚至是協助現場系統問題的排除等,完善的二線人員人力的建置,不論上對值班主管,或是下對一線人員,都有實質的幫助;二線人員的建置,通常是依不同的呼叫中心需求有所調整,如:項目性質的呼叫中心,視不同的業主,除要設有對于該項目業務有一定熟稔度的人員外,亦依需求可設置案件的審理人員,以確保案件陳述的正確性。
  構置一個具有一定應變能力的現場管理單位,對于一個呼叫中心而言,是相當重要的;雖然現場管理是屬于內部管理的一部份,然確實掌握現場管理,將使進線的民眾充分享有每一分的服務。
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