隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)的客戶服務(wù)管理越來(lái)越成為一個(gè)不可忽視的因素，其中電話管理是不可或缺的一部分。而400電話作為一種新興的電話管理方式，在企業(yè)中受到了越來(lái)越多的關(guān)注和應(yīng)用。本文旨在為大家分享一下400電話辦理攻略，幫助企業(yè)更好地管理電話，提高客戶滿意度和企業(yè)形象。

一、 了解400電話的基本概念

400電話，全稱為“企業(yè)客戶服務(wù)電話”，是一種自帶400的虛擬電話，企業(yè)可以通過(guò)該號(hào)碼將來(lái)電統(tǒng)一接入到一個(gè)電話系統(tǒng)里，方便客戶用一個(gè)號(hào)碼解決問(wèn)題。400電話費(fèi)用一般由接聽(tīng)方支付，接入方依據(jù)地域進(jìn)行分段定價(jià)，大約在0.1-0.5元每分鐘不等。而企業(yè)需要購(gòu)買(mǎi)本地外線并將其接入電話系統(tǒng)。

二、 400電話的優(yōu)勢(shì)

1. 提高企業(yè)形象

購(gòu)買(mǎi)400電話可以在一定程度上提高企業(yè)形象，因?yàn)殡娫捥?hào)碼更簡(jiǎn)潔，同時(shí)使用了虛擬號(hào)碼的形式，更顯高大上。

2. 提高客戶接通率

沒(méi)有人會(huì)想用手打慢慢拼出的長(zhǎng)長(zhǎng)的電話號(hào)碼打電話咨詢問(wèn)題，而400電話的出現(xiàn)區(qū)別于人們傳統(tǒng)的接聽(tīng)方式，在客戶心目中更易記憶，也更受歡迎。

3. 客戶服務(wù)效率提高

400電話可以將來(lái)電全部經(jīng)過(guò)自動(dòng)化處理，將客戶的問(wèn)題與信息進(jìn)行分類，溝通效率會(huì)提高不少。同時(shí)，讓客戶更快地得到解答也會(huì)增加客戶滿意度。

4. 360度全方位服務(wù)

400電話可以支持呼叫中心的相關(guān)功能，例如電話路由、排隊(duì)、呼叫質(zhì)檢、呼叫轉(zhuǎn)接、IVR自動(dòng)語(yǔ)音導(dǎo)航等。地域的范圍更廣，基本覆蓋全國(guó)熱點(diǎn)城市，真正實(shí)現(xiàn)了“讓客戶無(wú)處不在”。

三、 400電話必備條件

如果企業(yè)想要成功使用400電話，就需要具備下面這些必備條件：

1. 公司備案號(hào)碼

在中國(guó)，分公司、辦事處等企業(yè)，必須擁有一個(gè)備案的電話號(hào)碼，成為企業(yè)法人代表在工商等部門(mén)注冊(cè)時(shí)的必要條件。

2. 開(kāi)戶銀行信息

在購(gòu)買(mǎi)400電話之前，企業(yè)需要學(xué)會(huì)準(zhǔn)備好開(kāi)戶銀行信息，并在開(kāi)通后及時(shí)交納電話費(fèi)用。

3. 接線員培訓(xùn)

為確保電話接待效果，企業(yè)需要提前對(duì)接線員進(jìn)e行培訓(xùn)，保障客戶服務(wù)質(zhì)量。

四、 400電話辦理流程

1. 填寫(xiě)申請(qǐng)表

在辦理之前，需要填寫(xiě)申請(qǐng)入網(wǎng)表并加蓋公章。注意申請(qǐng)表簽字人與申請(qǐng)單位之間存在法律關(guān)系。

2. 提交資料審核

填寫(xiě)完申請(qǐng)表之后，企業(yè)需要將相關(guān)資料一并寄到400電話的運(yùn)營(yíng)商門(mén)店，經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的審核，才能成功開(kāi)戶。

3. 開(kāi)通電話

審核成功后，400電話運(yùn)營(yíng)商會(huì)指派專業(yè)工程師到企業(yè)進(jìn)行安裝調(diào)試工作，最終開(kāi)通400電話。

五、 400電話使用注意事項(xiàng)

1. 客服熱線小費(fèi)問(wèn)題

在撥打400電話時(shí)，客戶會(huì)告知回?fù)茈娫挕⒂唵翁?hào)等信息，花錢(qián)的是接電話的公司，但如果客戶直接將電話留給她，只管回訪或者線下業(yè)務(wù)的工作人員，即使工作人員與客戶用個(gè)人號(hào)碼溝通，客戶也可能給對(duì)方打紅包或者小費(fèi)，所以企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)并規(guī)范員工操作。

2. 優(yōu)化呼叫錄音

自動(dòng)服務(wù)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄客戶的語(yǔ)音信息，通過(guò)與公司自身的數(shù)據(jù)系統(tǒng)相結(jié)合，能夠更好地了解客戶的需求痛點(diǎn)。但如果呼叫錄音過(guò)程太過(guò)單調(diào)，頻繁的自動(dòng)語(yǔ)音導(dǎo)航，極易讓客戶產(chǎn)生厭煩情緒，從而影響客戶對(duì)公司的態(tài)度。

3. 加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)督

為了避免意外發(fā)生，企業(yè)建議在400電話運(yùn)營(yíng)初期增加客服人工模式，在認(rèn)真熟悉操作后，再改為全自動(dòng)呼叫模式。

六、 總結(jié)

在當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境下，企業(yè)若想在電話客服方面跑贏對(duì)手，需要不斷改進(jìn)客訴管理策略，從而滿足客戶多樣化的需求，提高客戶滿意度。400電話的出現(xiàn)，給企業(yè)T將客戶服務(wù)工作提供了更多可能，希望本文給予您在購(gòu)買(mǎi)、安裝和運(yùn)用過(guò)程中幫助。