有些小微型企業和創業者剛剛開始創業，想要有一個合適的電話系統用來拓展市場和服務客戶，但卻苦于沒有足夠的資金來建立自己的客服部門和電話系統。這時候，一種經濟實用又能滿足聯系客戶的方式應運而生——400電話服務。與傳統的辦公電話相比，它的優勢就在于打電話的人不需要知道你的具體辦公地址。如果您也想使用這種電話服務，那么本文將詳細介紹辦理400電話的方法和流程，讓您在使用這項服務的同時，少泛濫浪費，使用起來非常輕松。

辦理400電話服務，其實是指辦理一個400號碼，讓客戶能夠通過這個號碼與客戶服務中心聯絡。這個電話號碼是因這個服務的上限期滿而商家自行注冊購買的，相當于一個普通的電話號碼，但與普通電話號碼不一樣的是，它是一個專屬的唯一號碼，可以為客戶提供更加專業、便捷的咨詢、售后、維護等服務。所以，辦理400電話服務不僅能提升企業的形象和信譽度，還可以為企業帶來的額外收益。

一、選擇400電話服務商

首先，辦理400電話，要先選擇一家全國管理服務商，不同的服務商對使用手續、服務價格、客戶支持等方面存在差異。國內較為知名的服務商主要有中國電信、中國聯通、中國移動、華為等，第二類小型獨立供應商也有很多可供選擇。

二、辦理400電話并確認購買

準備開通400電話，需要先到所選服務商的官方網站進行注冊和填寫申請表，需要提供負責人的身份證明和營業執照等材料。注冊資料審核通過后，客服人員將與您聯系，并提供各種套餐選擇。按照需求選擇適合的套餐，可根據需要選擇不同的功能類型，例如讓客戶無需等待背景音樂、語音接入、短信通知等。最后，確認購買標準、功能總價和繳納費用。

三、設置400電話轉接規則

購買服務后，就需要對將要接入400號碼的轉接規則做出自己的設置。在各家服務商的管理控制面板中單擊“400服務”按鈕，進入設置頁面。在設置頁面上，您可以自定義業務部門、客服工作時間和有效性，能夠自定義轉接到的手機號碼、分機號碼和響鈴次數等。當客戶撥打400號碼時，根據規則，系統將自動將電話轉接到接收人員的手機、固定電話、QQ上，以提供所需服務。

四、電話系統的語音導向及業務規劃

系統部署之后，設置一個語音導向使客戶可以按鍵頭自己調整到需要的板塊，簡單自助查詢回答問題。這些服務都是很基本的，但可依據需要制定咨詢策略。在整個應用過程中，需要制定業務流程及部門間的配合方案，以實現更高效的處理方式。同時需要監控電話咨詢方式的統計及報告，以進行對業務的調整和優化。

五、常見問題及處理方式

1、400電話接聽數量有限，會不會有人等待？

在購買400電話的套餐時，可選擇購買不同的通話容量，以滿足不同人數接聽需求。

2、400電話接通的時候有什么提示？

選購服務的時候需要說明該提示語是什么，可根據不同語境設置不同的提示。

3、對于語音導向不清楚的用戶怎么辦？

400電話操作者應具備一定的業務素質擁有較強的溝通技巧，當發現有客戶有一些小問題時，應有耐心地與客戶進行交流。

總結

現代企業運營離不開給客戶提供便捷的聯系方式。400電話服務就是一種比較常規和成本相對合理的選擇，滿足企業與客戶之間的有效溝通和交流，提高客戶的體驗。我們不僅要會選購400電話服務商和套餐，還要規劃后續的使用流程，以實現更有效的服務。這樣做可以實現有效搭建貫穿整個營銷生態鏈的銷售管理體系，帶來與企業真正的回報。