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呼叫中心的組織架構設計

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呼叫中心的架構設計就是通過設計一種能夠讓呼叫中心的服務團隊一起工作的架構,從而能夠使呼叫中心的效率能夠最大化。

你可能會問,什么是呼叫中心最佳組織結構?好,跟著我們,你會發現答案。

讓我們從基礎開始。

  1. 呼叫中心的架構的回顧。如果你有機會學習“組織機構理論”,你可能會發現關于組織架構的幾種模式,簡單而言,可以分為層次架構,矩陣架構,以項目為到導向的架構等等。他們各有優點和缺點,但是對呼叫中心而言,怎樣才是最好的組織架構呢?我們會在后面回答這個問題;
  2. 組織機構的趨勢
    回顧周圍,在21世紀,組織結構變得更加
    .國際化。更多的公司和機構開始尋找不飽和市場來開拓業務,但同時也希望能夠減少交易的成本來怎加利潤。所以這個游戲已經成為一個國際化的游戲,需要克服國際化帶來的困難。
    .多元化。隨著國際化,多元化也變得日益明顯。市場的變化,我們的員工在變化,顧客也在變化。因此多元化成為創新和沖突的源泉。所以對一個公司,需要克服不同的生活方式和文化帶來的問題。
    . 靈活性。這個世界上唯一不變的就是變化本身。隨著快速的變化,我們需要在架構,流程上更加靈活和人員要更快的適應。
    . 關注核心競爭力。我們需要跨部門直接的溝通,我們需要跨部門的團隊結構。如果需要,我們可以考慮外包和縮減人員。目的非常清楚,更加關注你所擅長的東西。
呼叫中心調查報告一

.基本上半數的機構仍然把呼叫中心看作“成本”中心

.只有32%的呼叫中心希望他們的呼叫中心能夠產生利潤。

Datamonitor, 2000年4月

傳統呼叫中心架構。傳統的呼叫中心組織架構單位可以按照產品和電話類型進行分類,比如呼入團隊和呼出團隊,或者電話服務小組或者電子郵件小組。其次,大多數顧客服務代表在呼叫中心里工作。他們需要到了呼叫中心,登錄才能開始工作。大多數顧客服務代表都是全職工作。同時,主管也按照技能或者班次進行管理。同其他部門的溝通非常少。
一些調查也顯示了傳統呼叫中心的狀態。

  • 呼叫中心調查報告二

    .電子郵件預計增長720%
    .傳統的信件將下降50%
    .電話聯系(接觸)占72%(從1999年的84%下降)
    .只有2%的接觸通過“跟我聯系”按鈕。
    .所有類型的接觸需要多一倍的呼叫中心服務人員。

    Datamonitor 4-6-2000

    呼叫中心的挑戰/對架構的影響
    .挑戰一:非電話接觸的數量的增長。除了電話,其他類型的接觸也開始大量增加,電子郵件,網頁上的“與我聯系”按鈕,網頁上的“幫助我”按鈕等等。所以其他類型的接觸也開始出現:電子郵件,網絡交談,VoIP等等。


    .挑戰二:聯系方式的混合

    聯系方式的混合被稱作效率的得關鍵,呼入和呼出方式的混合,電話和電子郵件的混合,紙信和電子郵件的混合等多種形式的變化。

    .挑戰三:日益增長的顧客的期望。顧客希望在任何時間,任何地點快速地得到高質量得服務。

    .挑戰四:顧客關系管理的啟動。 新的顧客關系管理的啟動需要實施新得技術,這將改變呼叫中心的定位,流程。顧客關系管理(CRM)技術和流程是非常必需的。CRM不是一個獨奏表演,它需要同其他部門強有力得結合,新得目標和獎勵也是必須的。


    除了以上要點對結構的影響,其他對組織架構有影響的因素包括:
    .對IT更加依賴
    .電話預測和人員排班的更加專門的技能
    .對非-電話類別的接觸的考慮
    .顧客服務代表的技能要求增加,除了傳統的電話服務技能,還包括CRM和網絡服務技巧。
  • 顧客服務小組的動態分組和結構
    所以,當我們進行呼叫中心組織機構設計的時候,我們需要考慮:
    .混合編排的顧客服務代表和專職的服務代表小組
    考慮問題:
    .是否需要在同樣的時間內恢復高峰期的任務?
    .延期的工作能否在限期之內完成?
    .服務小組能否按照接觸類型進行排班還是按照固定時間排班?
    .顧客服務代表是否能夠同時處理電話和非電話接觸?

    傳統和非傳統工作安排:
    考慮問題:
    .是不是所有的顧客服務代表都需要在呼叫中心內工作?
    .是不是一定要人員集中?
    .電子郵件是否能夠在其他的地方處理?
    .電子郵件能否在呼叫中心下班以后處理?
    .是不是考慮讓部分顧客服務代表在家里工作?

    主管的角色和責任:
    考慮問題:
    .是否主管可以管理混合服務渠道的小組?

    .主管是否應該知道和輔導把轉接電話轉到經驗豐富的專家那里
    .自我管理的團隊是否是一個更好的選擇?

    招聘和保持
    考慮問題
    .是否真正地提供了發展機會?
    .顧客服務代表,主管和技術人員的職業發展生涯是什么?
    .在接下去2-4年里,你需要什么技能?你是通過培訓獲得呢還是招聘新人?
  • 結論
    我們已經討論了呼叫中心組織機構設計的基礎,組織機構設計的趨勢,傳統呼叫中心機構。所以關于

    “什么是最好的呼叫中心組織機構?”

    答案就是:

    沒有一個適合所有人的呼叫中心組織架構。 有點失望?但這就是事實。你需要發現“你的”呼叫中心的組織架構
  • 這里是一些你可以做的事情:

    • 行業的雜志是一個好的資源來發現好的范例
    • 試驗和測試來發現最好的模式
    • 讓更多的人員來參與到機構的設計中來。

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