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天津神州浩天95105123呼叫中心平臺建設落成

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51callcenter 6月8日消息:天津神州浩天呼叫中心系統(以下簡稱“系統”)是根據天津神州浩天公司業務需求而設計,是以恒訊達HXD09融合通訊系統、CTI技術、計算機網絡集成為核心的智能語音通信平臺,它將交換技術、CTI技術、網絡技術有機的結合起來,和企業的管理、企業的文化、企業的工作流程通過這個平臺,以信息技術的方式加以實施。

“系統”主要由以下幾部分組成:
  • 智能語音交換機
  • CTI技術
  • VR技術
  • 自動傳真、索取傳真
  • 全程錄音、監聽系統
  • 智能外呼
  • 數據統計、報表輸出
  • 會議
  呼叫中心前端通信平臺,包含了語音交換機、CTI服務器(傳真服務、全程錄音服務)等幾個部分,是客服中心實施的基礎。

  在后端主要由客戶關系管理(CRM)以及支撐客戶業務的數據庫系統、業務處理系統以及座席(業務代表)/呼叫統計等業務組成。

2、神州浩天呼叫中心建設的主要目的

“系統”通過不同的功能模塊,達到以下目的:

  1)、納稅人咨詢信息及公司業務電話咨詢,采用強大的交互語音響應技術—IVR系統保證信息傳達到位通過一個95105123特服信息咨詢號碼,客戶可方便的進行納稅申報咨詢、授權號查詢、財務培訓報名、代理記帳、服務外包等信息,以便使用戶更好地了解和處理各種需求,從而提高對用戶的服務水平,解決各職能部門直接接聽咨詢電話造成的影響正常工作、信息發布不準確、效率低、無通知記錄等長期困擾的問題。系統采用強大的IVR功能,可為客戶提供全方位的自助服務。

  2)、智能外呼配合功能強大的CRM,提高工作效率,節約運營成本

  智能外撥系統可以最大化縮短外呼的操作時間,結合公司CRM系統,可以實時對各種外包呼出信息進行智能呼出。

  3)、稅務信息自動傳真通知,采用自動傳真、獲取傳真功能讓您的服務無可挑剔

  作為自動電話通知的補充方式,自動傳真功能同樣可以起到信息快速通知的作用?!跋到y”中自動傳真功能可實現自動給客戶發送傳真和客戶來話自助索取傳真功能,這就避免的語音通知會被遺忘的缺點,此種方式可與語音服務并列存在,加強通告力度。

  4)、靈活設置的人工座席提高系統服務水平

  人工座席可根據實際情況靈活進行設置,如VIP座席只對準VIP客戶提供服務,其它客戶不提供該項服務;人工座席可由專業的業務代表實現、也可由相應業務部門的工作人員負責應答。呼入座席可按不同的業務號來進行呼入導航,智能彈屏,并結合CRM中的客戶資料和知識庫方便地與客戶進行溝通。

  5)、豐富、詳細的數據記錄、統計報表,讓管理更具說服力

  “系統”平臺可實現對整個電話咨詢的實時監控,可以獲得任意一段時間內中繼線的使用情況、座席的使用情況及工作狀態、進出隊列等,通過多種圖示、詳細數據報表,可以找出一天、一周或一個月內呼入總量、瞬間呼入峰值、呼入量分布特點等,從而合理地系統資源和值班人員,在緊急時間可適當地增減中繼線、座席、IVR端口的數量,確保系統運行最為經濟,合理;還可以通過座席員接打電話情況報表,對座席員進行科學的考評。

二、神州浩天呼叫中心系統組成

  “系統”主要由以下幾部分組成:HXD09語音交換機、CTI Server服務器、數據庫系統、業務處理系統以及座席(業務代表)、呼叫管理系統、呼叫監控系統幾項業務組成。

  “系統”采用模塊化設計,神州浩天公司可以根據自己的實際情況,對以上功能模塊任意進行擴充和重組,在系統配置上進行從小規模到大規模的靈活選擇,規模可大可小,并可平滑升級。

平臺主要完成基本功能如下:
  • 電話的呼入、呼出、轉接、通話、強插、強拆、會議、監聽等。
  • 操作人員登入,登出,置忙,事后處理
  • 靈活的分組排隊方式:一個座席員可以屬于不同的業務組,在不同業務組中優先級不同;一個座席員可以在不同時間屬于不同的業務組;一個業務組全忙可溢出到另一個業務組;
  • 業務組按線性排隊,循環排隊,,優先級排隊等多種話務分配規則。
  • 對中繼線、IVR、排隊隊列、座席員信息實時監控;詳細話單記錄
  • 對黑名單用戶攔截功能。
  • 對業務人員全程自動錄音,管理員控制錄音,錄音資料管理查詢,實時監聽;錄音資料備份、恢復。定時自動刪除設定的過期錄音文件。
1)、呼叫管理系統

  基本服務指標,描述整個客服中心整體服務水平,按日、周、月計算系統總體指標。包括:
  • 業務數量:如:呼入次數、呼入通話次數、未接次數、阻塞次數、排隊次數、排隊放棄次數等
  • 系統效率:如:平均接續時間、平均語音導航時間、平均排隊時間、平均應答速度等
  • 業務效率:如:平均通話時間、平均事后處理時間、平均應答速度、工作速度、座席使用率等
分項業務量統計報表

主要考察系統分項業務指標,如中繼線、分機、座席員、業務組等,便于了解系統運行狀況
表現形式: 按日、周、月以表格形式匯總
按日、周、月折線圖顯示走勢

包括:
  • 中繼線呼入統計
      選定外線(單個外線、幾個外線或全部外線),選定時間段的呼叫相關數據。

  • 座席員業務量統計
    選定不同的座席員(單個或全部座席員),選定時間段內的座席員服務指標。

  • 業務組服務指標
      選定不同的業務組,選定時間段內的業務組服務指標。

      這種算法是按業務組內所有成員統計的,不能處理一個人屬于不同組的情況。

  • 座席員分組業務量統計指標
      選定不同的業務組,選定時間段內的業務組服務指標。
      這種算法是按用戶通過IVR,選擇業務組統計的,不包括其它情況,
      如直撥分機號等

  • 分機業務統計
      選定座席分機,選定時間段內的服務指標。

    報表可以輸出到Excel文件,也可以用趨勢圖表示報表。

  • 詳細通話記錄查詢
      如圖所示,可以設定多種查詢條件組合,查找通話記錄。

座席員座席員工作記錄

  • 座席員登錄記錄
  • 座席員置忙記錄
  • 座席員工作狀態
2)、呼叫監控系統

(1)坐席狀態顯示
(2)外線狀態顯示
(3)IVR通道狀態顯示
(4)隊列狀態顯示

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