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象限圖分析法在呼叫中心外包項目運營中的應用

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  在每個外包項目的運營管理中,我們一直追求管理咨詢以及一體化解決方案,追求精細化管理,追求各種科學分析方法的運用。象限圖分析法(又稱矩陣分析法、四象限分析法)是我們在呼叫中心項目的運營管理中成功運用的一種分析方法。

  在以客戶關懷為主的呼叫中心項目中,決定CSR工作水平的最基本因素有兩個:一是成功的呼出量(相當于產量);二是質檢組聯合評出的服務得分(相當于質量)。在產量方面,我們就呼出量的成功與否有明確的定義,也有明確的產量標準;在質量方面,我們有嚴格詳細的評分標準與操作指引。為了從不同的維度對CSR進行評價,并根據CSR各自的特點給予幫助與輔導,我們通過象限圖分析法對全體CSR根據各自不同的情況進行劃分。

一、象限的定義

  我們將服務得分設為橫軸,越往右代表服務得分越高;將產量設為縱軸,越往上代表產量越高。

  為了全面了解CSR的分布情況,我們按照以上兩個指標將CSR區分為4種類型。

生產股
績優股
潛力股
服務股
  • 產量高,服務又好的CSR群(第一象限,我們稱之為績優股);
  • 產量高,服務較差的CSR群(第二象限,我們稱之為生產股);
  • 產量低,服務又差的CSR群(第三象限,我們稱之為潛力股);
  • 產量低,服務卻好的CSR群(第四象限,我們稱之為服務股)。

  通過象限圖分析,我們可以更加清晰CSR的整體情況,及時發現項目運營中存在的問題,據此找到努力的方向。

二、各象限的特征與對策

下面,我們就各象限的特征與對策做一個更詳細的介紹。

績優股:

  該象限代表高產量、高服務的CSR群體,這部分CSR通常是資深CSR。針對這部分CSR,我們要繼續調動、保持她們的工作熱情,在績效考核、人文關懷、晉升空間上對這部分優秀CSR群體予以必要、合理的傾斜,讓她們能因自己的出色工作感到應有的自豪,成為其他象限CSR的學習榜樣,引領全體CSR向更高的產量、更好的服務前進。

生產股:
  該象限CSR的產量較高,是我們沖刺產量的一只主力軍,通常都能按時完成任務,但是服務得分不高。針對這部分CSR,我們要揚長避短,一是要繼續發揮她們的高產優勢,因為這部分CSR對于我們完成生產任務做出了相當大的貢獻。另外在保證產量的同時,要想方設法提高她們的服務質量。首先在服務態度方面,要日積月累地灌輸服務理念,強調“在聲音的世界里,即使不是面對面,微笑也能聽得見”,引導她們從“要我服務”向“我要服務”進步,即從被動服務向主動服務進步;其次在服務技巧方面,要引導她們從“我能服務”向“我會服務”進步,即從簡單服務向優質服務進步,通過潛移默化的影響,使這部分同事認識到自己不但要能夠勝任一個理發師的角色,而且要盡快成長為一名發型顧問,甚至是形象設計師。

潛力股:
  第三象限的CSR是產量低、服務低的雙低股,為什么不叫PT股、ST股,而叫做潛力股呢?因為我們發現,該象限的CSR基本是上崗不久的新同事。這部分CSR由于界面與操作流程不夠熟悉,產品知識有待積累,溝通技巧與經驗有待進一步的學習,才出現產量不達標、服務質量又上不去的現象。我們認為這只是暫時現象,只要通過班組長的輔導溝通,通過優秀CSR的幫帶傳教,通過開展笑臉相迎團隊競賽、專業技能測試、業務知識測試等活動,這部分同事就會離開該象限,向第二象限、最終向第一象限前進。

服務股:
  該象限的特征是產量低,但是服務得分很高。通常這一象限的CSR是因為特殊原因才導致產量較低。有個常見現象是:高產量可能有低服務(第二象限的同事占比較多可以說明這一現象),但是高服務一般沒有低產量(第四象限的同事占比很少,基本都是由于身體狀況等特殊原因影響了產量)。所以,這一象限的同事基本上無須特別關注。

在運用象限圖分析法時,有以下兩點是需要注意的:

  1、 要考慮原點(兩軸交點)的選取,因為原點的移動直接影響了四個象限的變化,CSR的分布變化又直接影響了分析結果。我們建議取相對目標產值較高的產量、相對目標服務得分較高的服務分作為劃分依據,這樣有利于引導我們追求更高的目標;

  2、 要避免質檢評分主觀性所帶來的影響,一個相對有效的方法是幾個班組長組成質檢評分組,幾個評分經過加權處理后作為最終服務得分,這也是我們目前所采用的方法。這種加權能夠在一定程度上減少主觀性所帶來的影響,但是并不能完全避免,因此,在使用象限圖分析法時需要留意這種潛在影響。

  呼叫中心是一個典型的“技術密集型”和“勞動密集型”緊密結合的行業,它要求從業的CSR具有良好的個人素質和服務意識、服務技能技巧、業務能力,同時CSR每天需要撥打大量的電話,并需要對每個通話保持高質量的服務,面對如此高的要求,不是輕易能做到的,因此,我們需要訓練有素、有經驗、能力強的人員隊伍,以便改善服務、提高質量、增強生產力,從而促進企業的同步發展。人的因素是我們成功與否的關鍵。象限圖分析法能幫助我們對整體CSR的分布狀況有一個清晰的劃分,根據劃分的結果,我們可以有針對性地根據每個CSR的個人習慣與實際情況開展幫助輔導工作,通過持之以恒的努力,幫助更多的CSR走進第一象限——成為產量高、服務能力強的績優股,從而帶動整個呼叫中心項目的發展。

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