呼叫中心自上世紀90年代引入中國,經(jīng)過十幾年的實踐探索,逐步從基本的熱線電話模式向著智能化、網(wǎng)絡化、移動化的方向發(fā)展,呼叫中心的建設也由技術驅(qū)動逐漸轉(zhuǎn)化為業(yè)務驅(qū)動。
由于呼叫中心會為廣大用戶帶來滿意的服務,給企業(yè)帶來利潤和良好的社會效益,保障其健康發(fā)展及高效運營具有重要意義。加強人性化管理、降低員工流失率越來越受到呼叫中心運營管理人員的重視。基于人性化的人員管理、節(jié)約辦公成本、靈活應急支援等方面的優(yōu)勢,居家座席的應用需求越來越廣泛。
一 業(yè)務驅(qū)動力
浙江移動自1999年開始建設,系統(tǒng)建設的目標是為客戶提供全面而優(yōu)質(zhì)的服務,樹立公司對外統(tǒng)一服務品牌,提高公司形象,體現(xiàn)以客戶為中心”的企業(yè)經(jīng)營理念。為支持客服中心更好的業(yè)務發(fā)展,更好地為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務,并基于以下需求,浙江移動與華為公司合作,進行了居家座席的建設:
人性化人員管理
愛心媽媽:呼叫中心員工構成中,大部分為女性員工,女性員工在懷孕、哺育期間,由于生理原因、交通原因不便于到集中辦公地點上班,如果呼叫中心能夠提供居家座席,業(yè)務代表可以自己家里處理呼叫中心業(yè)務,將體現(xiàn)呼叫中心人性化管理,使這部分員工感知來自企業(yè)的關懷,減少呼叫中心員工流失。
夜班員工:夜班員工通常在凌晨開始上班,深夜的交通非常不方便,長期深夜的車馬勞頓,造成這部分員工對工作環(huán)境的滿意度下降,居家座席的應用將大大方便這部分員工的工作。同時減少夜班人員管理、班車安排等工作及成本。
綠色節(jié)能
居家坐席方式不需新建辦公場所,同時減少了桌椅、電源、空調(diào)等配套資源建設成本。大量節(jié)約辦公場地建設、臺席部署、水電等運營費用。
突發(fā)事件應急支援
災害應急:當遇到部分災害天氣或社會公共事件,如臺風、暴風雪、傳染病等時,業(yè)務代表無法出門時可通過居家座席提供服務。
話務高峰應急:在有條件的座席代表和值班長、二線員工家中都安裝居家座席,這樣一旦出現(xiàn)話務高峰,只需一個電話通知,就可以安排人力實現(xiàn)話務的接續(xù)。可以有效緩解浙江移動晚班話務波動人員調(diào)配困難問題,提高話務高峰應急接續(xù)能力。
快速容量擴展
傳統(tǒng)呼叫中心座席主要是集中辦公,當隨著企業(yè)的快速發(fā)展,呼叫中心容量會不斷擴大,而座席集中辦公將受限于辦公場地的限制,建設周期會很長,在建設周期內(nèi),企業(yè)不得不忍受低下的服務水平。而居家座席部署將使座席辦公場更加靈活,令呼叫中心容量擴展更加快速、平滑。
二 系統(tǒng)建設
居家座席是業(yè)務代表可以在家里提供呼叫中心服務的一種座席部署形式。解決方案如下:
其中:
NC服務器
以Windows Terminal Service為核心,支持多個座席客戶端并發(fā)訪問呼叫中心平臺及其應用。
NC發(fā)布服務器
將NC服務器的座席應用以WEB方式發(fā)布,對居家座席提供安全的客戶端訪問。
VPN網(wǎng)關
在Internet上使用VPN隧道方式進行數(shù)據(jù)傳輸,并對傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進行加密處理。
居家座席
使用IE瀏覽器即可連接呼叫中心平臺進行業(yè)務處理。
AD域服務器
身份驗證及安全策略定制,可與VPN網(wǎng)關、服務發(fā)布服務器、NC服務器進行集成,完成集中的用戶身份驗證。
居家坐席客戶端首先建立VPN連接;然后通過瀏覽器訪問服務發(fā)布服務器,啟動客服系統(tǒng)鏈接,此時服務發(fā)布服務器將連接請求分發(fā)至后臺的NC服務器并自動啟動客服系統(tǒng)。這樣,業(yè)務代表就可以在家里像在公司集中辦公一樣開始工作了。
結合客服中心的業(yè)務發(fā)展規(guī)劃,浙江移動一期居家坐席規(guī)劃并發(fā)數(shù)為300臺席。
其中:
VPN網(wǎng)關、NC發(fā)布服務器部署在DMZ區(qū),NC服務器部署在Trust區(qū)
用防火墻隔離各區(qū)域,各區(qū)域之間開放必要的端口,并配置安全策略
語音采用PLMN進行傳輸,保證語音質(zhì)量
VPN網(wǎng)關與浙江公司現(xiàn)用證書服務器聯(lián)動,采用證書認證方式作VPN登錄鑒權
NC發(fā)布服務器登錄驗證與NC服務器驗證采用一致的域用戶集成驗證
利用SSL VPN網(wǎng)關,在Internet上使用VPN隧道方式進行數(shù)據(jù)傳輸,并對傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進行加密處理。
使用AIP、RDP協(xié)議對座席進行GUI界面映像變化的傳輸,數(shù)據(jù)處理止于NC服務器,SOHO坐席客戶端只進行基本的輸入輸出操作;SOHO座席方案通過安全策略設置限制允許訪問的應用程序(如客服系統(tǒng))、限制訪問范圍;并可以禁止下載、拷貝。
三 運營思路
引入居家座席這種工作模式,結合資源管理、現(xiàn)場管理、質(zhì)量管理、安全管理,全面實現(xiàn)規(guī)模化客服人員在家工作,從而貫徹公司和諧、高效增長戰(zhàn)略。
資源管理:建立完善的人員選拔機制,明確硬件要求,確保工作順利開展。
選拔居家坐席人員要通過主動報名-政審-家訪-培訓的過程,全部通過后加入班組開始工作。居家員工客戶端環(huán)境也需要滿足基本要求,如具有獨立空間,保證工作時間無干擾;無公園廣播、寵物、長期施工等背景噪音;電腦需要滿足操作系統(tǒng)Windows XP 、CPU主頻1G Hz、內(nèi)存512MB,獨享至少1M帶寬等。
現(xiàn)場管理:采用遠程監(jiān)控和后期檢查相結合的方法進行現(xiàn)場管理監(jiān)控 。
服務質(zhì)量:事前”、事中”、事后”三階段把關服務質(zhì)量。
抓好服務質(zhì)量控制、服務過程控制、質(zhì)量把關處理來保障服務質(zhì)量。如,服務質(zhì)量控制階段做好業(yè)務培訓、統(tǒng)一質(zhì)檢標準、服務質(zhì)量日報月報;采用電話撥測、實時監(jiān)聽、實時查看服務水平手段進行服務過程控制;通過短信滿意度測評及錄音抽檢做好服務質(zhì)量把關。將服務質(zhì)量得分作為績效考核重點,通過質(zhì)量分析發(fā)現(xiàn)服務時易產(chǎn)生質(zhì)量問題的掛念點并加以持續(xù)培訓,通過服務質(zhì)量問題不斷優(yōu)化流程,降低服務質(zhì)量損失。
安全管理
設置細粒度的訪問控制策略,針對不同用戶發(fā)布不同應用;居家座席無法下載復制系統(tǒng)數(shù)據(jù);VPN網(wǎng)關與浙江公司現(xiàn)用證書服務器聯(lián)動,采用證書認證方式作VPN登錄鑒權;服務發(fā)布服務器登錄驗證與NC服務器驗證采用一致的域用戶集成驗證。
四 收益
10086應急接續(xù)能力明顯提升,在最忙日居家坐席貢獻的臨時應急接續(xù)能力超過1萬次。
逐步降低了客服中心現(xiàn)場運營的成本開支。班車運營、座席擴容等方面的運營成本均得到了一定程度的降低。
不拘于場地限制,便于人員擴容,可以招聘居家員工快速上崗以及引入居校等方式。
有效提升了員工感知,提高了話務代表工作滿意度,節(jié)省了社會建設社會交通資源、時間資源,促進了綠色環(huán)保節(jié)約型社會建設。