國內有不少企業, 尤其是電信、金融、保險、制造業等, 已逐漸意識到呼叫中心在服務供應鏈上的價值, 并將其定位從傳統的服務中心轉型為營銷中心, 管理日趨規范化和專業化。
記得在幾年前, 最初我們所接觸國內的Call Center仍是處于模索的發展階段, 它們并沒有規范的管理, 更說不上有什么服務水平目標。在過去幾年的成長道路, Call Center管理不斷地提升和改善, 不少Call Center開始設定了明確的服務水平標準和目標, 如現在不少電信和銀行機構要求接通率在90%或以上等等。可是, 隨著市場的競爭加劇和客戶的期望不斷提高, Call Center所制定的服務水平目標也必然將會相應地提高和加以細分, 然后形成與客戶之間更具體的服務水平協議Service Level Agreements (SLAs)。
什么是服務水平協議 (SLAs)?
SLAs是企業為了滿足客戶的需求和期望, 與客戶之間或企業內部部門之間所設定的服務水平協議, 正如企業對Call Center設定的SLAs, 是以保證Call Center提供的服務能達到客戶的期望。
Call Center設立SLAs的目的是 :
通過建立一種雙向式的服務協議, 提供以客戶為中心 (Customer-focus)的服務, 為服務設定明確的目標
建立標準化和可量度的服務水平
制定評估服務的條件
為不斷改善客戶滿意度創造有利條件
SLAs的內容包括:
所覆蓋的服務范疇
服務的時間段
對客戶的責任和服務的支持程度
服務的流程設計
服務提升的程序
SLAs的重要性 :
SLA使Call Center各個崗位的人員以及參與服務工作流的其它部門/人員深入認識和了解客戶市場對服務的期望和要求, 從而可提供滿足, 甚至超越客戶期望的服務。SLA也就順理成章成為了一項有效管理客戶期望的實用工具。
建立SLAs的先決條件 :
雖然不少Call Center也設定了所謂SLAs, 但是制定SLAs并不完全代表可為客戶帶來優秀的服務。Call Center 建立SLAs也需要以下幾個條件的支持才能有效地實施起來, 否則形同虛設:
以客為先的服務文化氛圍
SLA與企業的服務宗旨、理念和策略必須互相配合
Call Center必須對SLA的實施過程作出承諾, 投入所需的資源
KPI與SLA 的關系 :
SLA的成功實施在很大的程度上, 必須建立于關鍵服務指針Key Performance Indicators (KPIs)和有效的信息匯報機制的設定之上。
Call Center的KPIs包括 :
總呼叫量 (Total Calls Received)
放棄呼叫百分比/呼損率 (Call Abandoned Rate)
等待接通呼叫時間/服務響應時間, 如傳真、電郵等 (Response Time)
處理呼叫時長 (Average Call Handling Time)
一次性問題解決率 (One-Stop Resolution Rate)
投訴率 (Complaint Rate)
KPIs的特性是可直接反映Call Center服務流程的狀況, 作為檢測服務水平的關鍵指針。
Call Center管理人員必須明白個別KPI的含意和如何使用KPIs改善Call Center的管理, 包括工作效率、服務流程、服務質量、服務效益等方面的管理, 形成一套延續性的改善流程 (Continuous Improvement Process)。
SLAs的匯報機制(報表的管理)
雖然很多Call Center已建立了KPIs與及評估服務的機制, 但是如果缺乏一套有效的匯報機制, 其建立SLAs也是徒勞無功。
SLAs報表的管理必需考慮 :
報表內容精確簡潔, 必須包括能直接反映服務表現的KPIs
個別報表的匯報周期 (日報、周報或月報)
哪些是匯報的對象、包括主管、經理及各級領導等
建立定期檢討SLA的機制和不斷改善服務表現的管理系統, 如PDCA程序、ISO9000的管理系統等。緊記, SLA是可跟據市場和客戶的需求而調整的。
其實, 很多Call Center管理人員都忽視了Call Center管理報表的作用, 管理報表的真正價值是在于能簡要精確地反映出服務水平的狀態, 而Call Center的管理成功與否, 也就依靠著管理人員能否掌握報表的關鍵信息, 及時對服務設計、流程、服務水平和資源的投放作出適當的調整, 從而達至最高的成本效益和服務價值。
我們也曾遇過有些Call Center雖然制定了服務水平目標, 但是其報表系統卻不能提供準確、有效的數據反映服務水平的情況, 或是需要管理人員每天花上兩、三個小時整合數據才好不容易地把報表弄出來。
因此, 報表的設計尤為重要, 實用的報表應可凸顯出關鍵的信息, 如 :
各個時段所需的CSR數量, 以便進行合理的排班, 招聘和培訓計劃
哪些CSR需要額外的輔導和培訓
推廣產品/服務的反應情況, 例如 : 客戶考慮的原因, 拒絕的原因和反饋信息等等
雖然, 現在國內已設立SLAs的Call Center仍屬于少數, 但是在市場急速發展和競爭加劇的驅動下, Call Center 相繼設立SLAs相信是指日可待。
（作者系易寶通訊業務發展部總經理） |
