在經濟低迷期，企業對外包服務是會收縮還是會更加積極？結論很不確定。但據有關調查顯示，當經濟不景氣時，企業會更加仔細地核算成本，一些大額的、長期的外包項目有縮減的可能，而一些新型的、投資少但對縮減成本見效快的外包卻開始受到歡迎。

打印外包便是其中一種。

按印付費

青島四方—龐巴迪鐵路運輸設備有限公司IT部門負責人徐立華，以前常常會被打印的問題所困擾。四方龐巴迪的打印量很大，對文印的要求很高，以前都是自己采購打印設備和耗材，自己管理維護。但在購買墨盒等產品時，便會經常面對假冒產品，還會因為對打印預期估計不準而造成浪費。更讓徐立華頭疼的是打印設備的日常維護問題。打印設備和PC、服務器不一樣，PC和服務器的故障往往是一次性發現一次性解決，而打印設備多是頑固性的問題。據IDC統計，IT部門有15%的時間用在解決打印相關的問題上面。“由于設備跟責任是分開的，出現問題的時候，服務商往往是想使用最低的代價解決問題，這樣做維護的時候很難一次性把問題解決。”

后來經過仔細地評估與核算，在今年6月份，四方龐巴迪正式采用了打印外包服務，把整體打印（包括傳真）體系外包給專業打印服務公司。這樣，所有的打印機都是置于遠程打印管理軟件的管理之下，使用者都通過打印權限進行打印，打印完以后記數器記下打印的數字，同時也記錄下打印的地址和相關的信息。因為所有打印設備在外包商的遠程管理軟件的監控之下，遇到有問題的機器會馬上更換，對于以前常出現的頑固性問題，專業服務人員常常可以一次性把問題解決。據徐立華介紹，現在突發性故障率從以前的每月10起下降到1起，常見故障下降了70%以上。

同時，通過管理軟件進行安全控制和打印成本控制，安全問題和紙張浪費也很好地解決了。四方龐巴迪的主動打印費用減少了5%-10%，設備上合算到單張打印的目標成本直接降低10%，三年的成本降低大約在18%左右，而這些還僅是從賬面上可以看到的直接成本。此外，通過外包還解放了人力，以前是一個人全職負責維護打印機，而現在只需要一個兼職者就可以了。

打印外包還采用了新型的付費模式——按印付費，即按每月的實際打印量付費，這類似于手機的付費方式，而具體計數方式是和用戶選取服務內容是相關的。一般來說，打印外包常見模式有三種，一種是四方龐巴迪的全外包模式，所有的硬件、耗材、維護和服務都外包，費用最后會折算到每一張紙上，一個月打了多少張紙累計起來進行計費。第二種是客戶自己買機器不買耗材的外包服務，還有一種是機器、耗材都企業自己買，僅外包維修服務。當然，不同的外包模式，“月租費”是不同的。

經濟低迷期，這種按印付費模式對資金緊張的企業更具吸引力，這樣的企業一般會選擇設備、耗材維修等全部外包的租賃模式，在降低成本的同時可以緩解企業現金流上的壓力。這時采用打印外包模式就好比當你必須用車而手頭很緊時，你可以選擇去租輛車而不是只能借錢買輛車。

被忽略的成本

看起來打印外包服務既省錢又省力，又降低了安全隱患，但目前采用外包服務的企業還只是少數。

在人們的傳統觀念中，打印機和PC等設備相比，它從來都只是一個辦公終端，與電話、傳真機一起相提并論。許多時候，復印等設備的管理和采購也主要放在了傳統的行政和后勤部門，相對于服務器，網絡、存儲、ERP等來說，文印在企業內部不大受重視，很少得到系統性的規劃。

同時，許多企業也缺乏對打印和復印成本的量化核算。許多企業的管理層，只看到打印設備的更新需要付出成本，而對這些設備耗費的總成本幾乎一無所知。實際上，有關統計顯示，按總體打印成本來看，約占到收入的6.1%，當然，不同的行業差異很大。比如廣告、設計、電信、金融、保險等行業打印量都很大，相應地，打印費用也很大。而其中有90%的公司沒有追蹤打印成本，很多時候打印的費用是歸在行政辦公的費用里。很多IT經理或是行政辦公經理只看到打印管理的10%的費用——就是打印機費用，而對打印耗材、維修費用、人力成本這些費用沒有算進去。難怪市場調研公司Gartner分析指出：打印、復印等文檔輸出的消耗是企業成本中未經審核的最后“堡壘”，如何進行成本控制和預算管理,文印環節成為被日常管理遺忘的角落。

顯然，對打印成本的忽視、傳統的打印觀念和企業負責人的認識局限是影響打印管理服務應用的一個障礙，而打印外包作為新生事物，也需要企業有一個認識的過程，當然也需要成功案例的示范作用。

據記者調查，目前中國企業中實施打印外包服務的企業，一般都具備以下條件：一是對打印要求很高，打印量很大；二是企業的財務部門對這塊成本很重視；三是管理嚴謹。一位打印服務推廣人士認為這點很重要，“因為打印采購環節上有利益問題。”四是成本意識強。如四方龐巴迪的IT部門和財務部門是一個領導主管，很多會議是IT和財務部一起參加，對產品采購成本意識很強。

事實上，隨著企業生存和競爭壓力的增大，企業對成本的認識和縮減會深入到企業的所有“角落”。這些率先采用打印外包企業的出現已經證明了這點。

轉身做服務

伴隨企業對打印成本的重視和對打印服務的需求使傳統打印機廠商紛紛向打印服務商轉型——從賣打印產品到賣打印服務。目前，惠普、富士施樂等傳統的打印產品廠商紛紛轉型做服務，很多耗材廠商、系統集成商也搖身變為打印服務提供商。

作為全球文件外包服務行業領先者的富士施樂，很早就推出的辦公文件管理服務XOS(Xerox Office Service)，XOS服務在2005年底開始在中國推廣。多年來占據打印市場領先地位的惠普也在兩年前發布了“打印2.0戰略”，打印2.0策略的重點不是賣出打印機，而是提供服務——承攬客戶的全部打印工作。為此，惠普自身從組織架構上進行了相應調整，并進行了全力的推廣工作。惠普去年8月開始投資3億美元，在全球范圍內展開盛大的宣傳推廣活動，讓用戶實現“隨時隨地隨需地進行打印”。針對個人消費者，惠普的喀嚓魚網上沖印服務2007年10月進入中國；針對大企業用戶，2006年11月惠普已面向企業級市場提出“平衡部署，全面管理”策略，向中國引入系統外包服務的先進理念。

打印廠商做服務也有其不得已之處，普通打印機銷量開始銳減。幾年前，惠普就發現，打印機的市場開始飽和了，尤其在西方國家，打印機廠商的收入將主要依賴于用戶緩慢的更新換代。在這樣的趨勢下，如果想在利潤方面獲得進一步增長，僅靠擴張市場份額已經非常困難。中國打印機市場也是同樣的變化，“雖然還在成長，但是已經慢慢在衰退，我們的獲利比以前少了很多，未來十年、五年，打印機的獲利還會繼續下降。” 中國惠普打印成像系統集團企業客戶部總經理胡大剛說。

但與此同時，全球打印行業也正呈現出復印量減少，打印量大幅增加的趨勢，而且隨著互聯網的發展，打印環境更為復雜。這讓打印機廠商看到打印服務的潛力，更何況打印服務比打印機等硬件產品銷售有著更高的利潤率。

當然，看到打印服務“錢景”的不僅只有惠普一家，富士施樂在幾年前也已經提出要創造“領先的打印服務模式”，希望擴大“全包服務”和“租賃服務”的業務，但因為渠道服務覆蓋面弱，僅在行業打印領域有所收獲，在企業級市場上推廣一直沒有太大進展。

隨著未來打印外包越來越被中小企業選擇，對于打印量小的企業、部分外包的項目，惠普直接提供服務不一定具備成本上的優勢，而相比之下，一些打印服務集成商更具有成本優勢。因此，對于不同層次的打印外包服務也會出現不同級別的服務商。針對大的行業用戶，惠普自己提供服務，而對于中小客戶的打印服務，惠普主要由原來賣打印機的經銷商來提供。

從目前市場情況看，打印服務市場剛剛興起，各廠商之間的競爭態勢還沒有形成，大家共同面臨的問題不是競爭而是如何共同把蛋糕做大——讓企業接受打印服務的理念和價值。