早在幾年前,企業(yè)信息化是國內企業(yè)改革的目標,OA的概念從那時候起深入人心.經過幾年的發(fā)展,企業(yè)信息化的腳步逐漸放緩,綠色、節(jié)能、環(huán)保的概念開始成為現代企業(yè)的風尚.進入21世紀后,中國以更加開放的姿態(tài)面向世界,中國的企業(yè)要保持與國外企業(yè)同等的競爭力,甚至要打入國際市場,就必須適應現代企業(yè)發(fā)展的國際競爭環(huán)境、國際化標準和國際化價值趨向.

無論中國企業(yè)的國際化現狀如何,可以看到的是,國外企業(yè)在節(jié)能和環(huán)保這兩個概念上已經走在了我們的前列,從未來的企業(yè)生存和人們的價值趨向來看,節(jié)能和環(huán)保將逐步成為人類社會生產和生活的的主流價值觀,也必將成為企業(yè)生存與發(fā)展的主流價值觀.

企業(yè)生產中,有一部分能源消耗幾乎是所有企業(yè)都存在,并且大量浪費,但可經過有效管理而被大量節(jié)省的能源消耗,即辦公設備、辦公耗材以及辦公人力資源的消耗.這部分能源消耗通常作為企業(yè)生產成本的一部分,由于決策者節(jié)約意識淡薄、管理不集中以及其它原因造成大量的資源浪費,進而在無形中提高了企業(yè)生產成本.

要降低因以上問題產生的大量的能耗,一個有效的辦法就是采用文件管理外包服務.文件管理外包就是指企業(yè)將所有文件設備(打印機、復印機、傳真機、一體機等)的運營管理全部外包給專業(yè)的文件外包服務商,由外包商對設備進行必要的調整并予以整體優(yōu)化部署,全面接管設備的運營、耗材更換、維保等,同時對文件產生、分發(fā)、流轉、存儲、檢索、容災、安全等文件生命周期環(huán)節(jié)的管理.采用文件管理外包服務不僅能有效降低能源消耗,節(jié)約生產資料成本,節(jié)省人力資源成本,還能從根本上解決IT部門因工作效率低下而導致的生產和銷售環(huán)節(jié)產生的損失,全面改善管理效率.

本土文件管理外包服務的領導企業(yè),立思辰公司的副總經理馬黎陽向我們介紹,一個具有一定規(guī)模的企業(yè),特別像運輸物流、法律服務機構、金融服務機構等印量需求大的企業(yè),若采用文件外包服務,僅在打印耗材這一項上就能為企業(yè)節(jié)約20%左右的辦公成本,同時設備性能、人員成本、文件管理效率、內部員工滿意度都會有很大改善.而從環(huán)境角度來說,文件外包可以幫助企業(yè)有效地壓縮印量,一家大企業(yè)實施文件外包五年就相當于少砍一千棵生長了15年的大樹.據悉,中國企業(yè)每年要用六百億的紙張,如果能節(jié)省到五百億,就能少砍伐數萬畝的森林,節(jié)約15年到20年樹木生長的時間成本,這不僅對于企業(yè),甚至對于整個國家乃至人類社會都有非常大的意義.

當前雖然外包理念雖然已逐漸被企業(yè)接受,但文件管理外包對很多企業(yè)來說還是一個陌生的概念.中國惠普有限公司打印及成像系統(tǒng)集團市場開發(fā)經理楊子江介紹道:"據國際外包協(xié)會統(tǒng)計,世界500強企業(yè)中的85%以上采用文件管理外包服務,它能夠幫助企業(yè)降低文件處理成本的10%-25%.盡管國內企業(yè)應用率不足5%,但最近一兩年,中國的客戶開始接受新的理念."對此,馬黎陽也指出,文件管理外包以后,可以將全部文件輸出成本折算為清晰的按張收費,客戶的全部成本只需按照印量計算即可,所有成本清晰,并為后續(xù)的控制與管理打下良好的基礎.如果中國企業(yè)500強中也能達到國外文件外包應用水平的85%, 每年可以節(jié)省600億人民幣.

自今年世界經濟危機爆發(fā)以來,生產資料、營銷計劃等企業(yè)成本被嚴重壓縮,企業(yè)資本投入更加謹慎,企業(yè)過冬更需節(jié)約.對此,馬黎陽充滿信心地表示:"在經濟危機影響下,節(jié)約成本成為國內企業(yè)迫切關注的事情,而文件外包服務可幫助企業(yè)以少量投入獲得長期的資源節(jié)約,進而降低企業(yè)成本,相信文件外包將成為有責任企業(yè)的節(jié)約首選之一."