CTI論壇(ctiforum.com)（編譯/老秦）:要建立良好的聯絡中心文化，首先需要確保與座席和其他內部團隊進行有效溝通。在我們快速瀏覽了可能阻礙您的內容之后，我們提出了八個改進聯絡中心內部溝通的技巧。
為什么我們需要良好的聯絡中心內部溝通？
為什么在整個聯絡中心擁有良好的溝通渠道是關鍵，這有很多原因。也許最明顯的好處是團隊可以彼此分享知識，以改善呼叫處理。
另一個好處是確保座席的聲音能夠得到充分的傾聽和支持，就好像你為座席們創造了一個空間，讓他們對系統，流程或其他方面表達他們的不滿，你就會知道如何改善他們的體驗。
然后，就是您的勞動力管理（WFM）會得到好處。例如，如果有良好的溝通，座席可以輕松轉換，這可能會減少缺勤率。
雖然可能還有更多理由改善聯絡中心的內部溝通，例如更好地向座席通報產品和服務的關鍵更新，但這些可能是最基本的。
良好的內部溝通面臨的挑戰是什么？
在我們研究一些改善聯絡中心內部溝通的方法之前，我們需要了解影響我們當前運營的任何障礙。以下是內部溝通面臨挑戰的幾個例子。
大量的內部電子郵件
在許多聯絡中心，電子郵件是座席與管理層溝通的唯一渠道，這意味著電子郵件經常因換班，組織社交活動，財產損失等原因而被發送。
我們的研究發現，98％的聯絡中心使用電子郵件進行內部對話（來源：聯絡中心的有效內部溝通）
在這種情況下，經理和團隊負責人花費大量時間管理他們的收件箱，經常一遍又一遍地重復相同的消息，而不是進行更有價值的座席對話。
高流失率
聯絡中心通常是高流失率的代名詞，這意味著新員工不斷被招募。如此高的流失率使得難以在工作場所內建立持久的關系。
如果沒有牢固的關系，座席就不太可能彼此有效溝通，這也會對文化產生負面影響。
缺乏座席參與
如果座席對自己的角色缺乏熱情，那么他們就不太可能有興趣享受工作中更多的社交，并傳遞改進各種流程的想法。
我們需要讓座席投入到我們計劃用于改善溝通的任何計劃中。
我們需要讓座席投入到我們計劃用于改善溝通的任何計劃中。我們不應該僅僅添加一個功能就希望座席更好地溝通，他們需要更好地幫助我們開發功能，因此他們更加投入。
孤立的團隊
很多聯絡中心團隊之間的互動非常少。這使得任何聯絡中心范圍的計劃很難傳達。
通常情況下，當來自不同團隊的座席有機會彼此溝通時，就會出現在相當活躍的社交場合，他們甚至在這種時刻會把他們的工作生活置于次要地位。
停滯的溝通線
通常情況下，聯絡中心經理/領導的日常工作幾乎完全由緊急救火所組成，沒有提前計劃。
聯絡中心經理/領導的日常工作常常幾乎完全是消防，沒有提前計劃。
管理人員和領導者很可能從聯絡中心的其他領域晉升，可能只是繼續其前任的做法，而不是改變任何關鍵流程。
但是，座席對于溝通的態度發生了變化，而舊流程可能就不像以前那樣有效了。
改善聯絡中心溝通的八種途徑
現在我們知道我們曾經阻止有效溝通的障礙了，現在是時候看看我們可以做些什么來迎接這些挑戰并開始建立更積極的文化。
1、創建在線社區
擁有一個在線社區頁面，為聯絡中心團隊的每個成員提供個人資料，這是分享提示，公告和減少內部電子郵件流量的絕佳方式。
2015年，OVOEnergy的聯絡中心引入了一個Google Plus社區，該社區是在該公司的一些座席的幫助下開發的，通過這個社交媒體平臺真正讓他們了解知識共享的想法。
OVO Energy的內部溝通經理凱蒂·邦廷（Katie Bunting）表示：它不僅更具吸引力，而且快速掃描社區頁面比回復每封電子郵件要容易得多，這在管理時間方面非常好。
我們有輪班交換，財物丟失和發現以及各種人力資源公告的部分，而我們也發現這是獎勵和表彰的好地方。這可以是‘本周座席’比賽，也可以分享客戶反饋。
該社區已經在慶祝座席成功和建立積極文化方面產生了巨大影響。然而，凱蒂（Katie）還報告說，該社區幫助OVO Energy更好地與團隊溝通：
- 為座席設置有用的提醒
- 發布重要公告
- 眾包文化改進的想法
2、在一致的時間和地點傳遞新信息
在聯絡中心，您經常會收到營銷，設計和/或創意部門的更新，這些更新需要座席消化并與客戶共享。因此，我們需要盡可能多的時間，以便與團隊有效地傳達消息。
OVO Energy的聯絡中心努力與業務的其他領域建立關系以獲得更多時間，同時他們還要求他們填寫簡報。
我們對簡報的截止日期非常嚴格。如果其他部門沒有在截止日期之前發布他們的信息，他們的要求將要等到第二天。
為了解釋這個過程，凱蒂（Katie）說：我們有一個簡短的表格，其他部門分享他們希望我們傳遞給面向客戶的團隊的重要信息。
然后，我們會在上午7:30通過電子郵件向每位座席發送一個每日更新。它包含了他們未來一天所需的所有新信息，因為我們對簡報的截止日期非常嚴格，如果其他部門沒有達到截止日期，他們的請求必須等到第二天。
創建這個簡單的流程意味著座席確切地知道他們必須在何時何地尋找新的更新，因此他們可以確信他們擁有所需的所有新信息。
此外，如果前一天沒有新的更新，OVOEnergy仍會在上午7:30發送消息，以向座席保證他們所掌握的已經是最新的重要信息。
3、發展聆聽機制
根據凱蒂·邦廷（Katie Bunting）的說法：如果我們沒有先聽取員工的意見，我們就不會取得社區的成功或每日更新流程的建立。
這突出了在聯絡中心各級之間建立開放式溝通渠道的必要性。因此，我們應該發展聆聽機制，以便溝通雙向運作。
以下是OVO Energy在其聯絡中心成功實施的六種不同的傾聽座席的方法。
i.每周反饋焦點小組——OVOEnergy的客戶服務總監每周與不同的座席小組會面，以更好地了解他們的感受，他們在工作中面臨的挑戰等。當小組開始熱情地談論某些事情時，你知道你已經找到了什么。
當焦點小組開始熱情地談論某事時，你知道你已經找到了什么。
ii.季度問答會議——這是50名座席與高級管理團隊進行公開問答會議的地方，他們可以在那里提出他們想要的任何內容。記錄這些會話并將其反饋給上級相關部門。
iii.記分卡倡導者——這些是在記分卡會議中代表其同事的指定座席，因此更廣泛的聯絡中心團隊在如何評估其績效方面有發言權。
iv.直言不諱——如果OVOEnergy出現了多次出現的問題，他們會給出他們稱之為直截了當的答案。通過將這個對話標記為直接說話，所涉及的每個人都可以為開放和誠實的互動做準備，在那里有一個舒適的空間來說出需要說的想法。
v.智囊團——如果座席有一個改善服務領域的好主意，但不想等到他們被召集進入焦點小組或問答環節，OVO Energy也會在他們的社區使用智囊團頁面。然后，座席可以發布想法，管理團隊可以回復并查看參與次數（如評論數和閱讀數），以評估該想法的受歡迎程度。
vi.知識庫——在他們的知識庫中，OVO Energy為座席提供了大量的問題和評論空間，因此他們可以讓管理團隊知道信息是否盡可能是最新的和有效的。
4、個性化內部溝通
為了使座席更多地參與您的溝通，確保他們收到的信息與他們相關且非常重要。一種方法是通過個性化您的中央內部網絡系統。
OVOEnergy做到了這一點，凱蒂·邦廷（Katie Bunting）說：它允許我們對信息進行細分，因此雖然它是集團內部網，但我們可以為那里的客戶服務提供特定的內容，這有助于為網站帶來流量，因為它是相關的，對團隊來說很有意思。
擁有這種個性化的能力可以為你提供一些不錯的驚喜。例如，它允許我們為關鍵座席里程碑做彈出窗口，例如生日，工作紀念日和其他重要的慶祝活動/成就。
看看OVOEnergy座席在他們的生日那天收到的漂亮的內部網彈出窗口
雖然這些彈出窗口可能看起來很小，但如果我們在通信平臺上認可并慶祝座席的重要紀念日/成功，那么最好讓團隊與他們互動。
此外，讓座席們不時地感到受到關注，如果他們覺得自己是組織的重要組成部分，他們更有可能對內部溝通感興趣。
5、讓新座席有機會立即發揮影響力
良好溝通的關鍵障礙之一是高流失率，因為座席經常來來往往很難形成良好的關系，這時良好的對話至關重要。
考慮到這一點，Naturally Loyal的培訓師和顧問Caroline Cooper說：在新工作的頭幾個星期，座席認為他們沒有做出太多貢獻，這并不罕見。所以很容易變得有點失望。
為了避免這種情況，請盡早給他們一個小項目，這些內容是相關的，會對業務和團隊產生影響。
理想情況下，這個項目將為新的初學者提供與團隊其他成員溝通的機會，這有助于打破會話障礙并讓座席一起工作。
除了開放這些溝通渠道外，通過為新員工提供影響力的機會，您可以更好地與關鍵業務流程協調。
6、通過團隊早會開始新的一天
通過團隊早會開始新的一天，提供發布公告，更新團隊和提問的理想機會。
FatFace在Havant的聯絡中心有一個早會讓團隊聚集在一起，發現該計劃有助于減少電子郵件流量，同時也有助于增強社區和團隊精神。
但那還不是全部。研究發現，聚會可以改善團隊關注度，一項研究發現，當醫生在手術前與他們的團隊進行預先溝通時，住院總死亡率從1.5％下降到0.8％。
雖然這是一個非常不同的領域，但結果仍然突出了一個溝通的價值，而FatFace并不止于此。在聚會的最后，團隊中的每個成員都打出了勝利手勢，目的是盡可能地創造一個大的氣場。這是因為擺出這樣一個姿勢的想法與信心有關，更有趣的是創造一種積極的氣氛。
7、任命重要社交問題代表
改善聯絡中心溝通的一種方法是讓座席參與有關對他們有用的事情的對話。
例如，如果您指定代表——例如心理健康，LGBT和BAME原因——并為他們提供空間來計劃活動和提高意識，您可以幫助激發積極的對話。
這些代表可以在團隊中工作，因此來自不同團隊的座席可以討論對他們來說重要的事情，這有助于建立社區意識。
如果你能夠建立這種社區意識，你就可以打破溝通障礙，比如孤立的團隊，而座席會更愿意更加努力地幫助他們的同事。
其他可能有助于在聯絡中心建立更好社區意識的想法可能包括：
- 聚集在一起支持當地慈善機構
- 在團隊中進行激勵游戲，以促進健康的競爭
- 詢問座席是否愿意組織有趣的社交活動
8、考慮勞動力優化（WFO）工具的影響
使用勞動力優化（WFO）工具和技術混合前臺和后臺操作??是改善聯絡中心內部通信的好方法。
Business Systems的勞動力和流程優化經理Scott Budding表示：團隊之間的溝通往往會改善混合勞動力的部署，因為員工在實現共同目標的過程中通常會變得更加協作。
此外，隨著混合勞動力的熟練程度提高，與客戶的溝通也會有所改善。座席面臨多技能任務，無法再挑選工作，從而為客戶帶來更好的結果。
雖然重點在于內部溝通，但WFO工具也可以改善客戶對話。
Natterbox的首席執行官兼聯合創始人Neil Hammerton也建議：智能解決方案允許聯絡中心通過電話記錄他們與客戶進行的每次對話的信息。這使管理人員能夠收聽電話錄音，以識別趨勢，并發現潛在的可以改進的工作領域。
與其他部門溝通
只需快速提醒一下，雖然改善整個聯絡中心的溝通非常好，但與業務中的其他部門建立強有力的溝通關系應該是一個目標，以改善客戶體驗。
對于許多聯絡中心而言，這可能很困難，因為我們的2018年研究表明，39.5％的組織仍將聯絡中心視為成本中心。
然而，這一比例從與2017年記錄的數字對比中看出了下降的趨勢，突顯出更多的組織開始意識到存儲在聯絡中心內的數據和知識的價值。
事實上，通過讓座席與營銷和設計團隊討論共同的客戶偏好和問題，聯絡中心可以積極地幫助影響未來的營銷活動和產品設計。
這個例子展示了聯絡中心的價值，因此在部門之間建立良好的溝通關系可以真正幫助了解和縮短客戶旅程。
在卡迪夫（Cardiff）的某個聯絡中心采用的一種方式是通過與營銷分享月度關聯。這有一個額外的WFM好處，讓聯絡中心團隊知道何時發布新的營銷材料，它可以為聯絡量的任何峰值做好準備。
綜上所述
有效的內部溝通非常適合更好地支持座席，分享有價值的知識和改進的流程。
然而，在聯絡中心，有很多事情使得良好的溝通難以實現，例如電子郵件數量過多，流失率高和孤立的團隊。
要除掉這些障礙，我們可以嘗試許多方面，包括創建在線社區，開發聆聽機制和實現WFO工具。
最后，不要忘記聯絡中心與其他部門之間的良好溝通可以為客戶體驗帶來的好處。因此，嘗試建立這些關系以更好地支持您的團隊和客戶。
祝好運！
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原文網址：https://www.callcentrehelper.com/improve-internal-communication-contact-centre-139252.htm
