呼叫中心座席員接到傳真時，應記錄傳真編號、來話時間、來話單位及受話人姓名；
根據傳真內容，屬職能部門的工作，直接轉達給職能部門，并填寫處理結果；
需經理閱示，先送業務主管任閱，再送主管，按主管指示辦理；
接傳傳真要準確、迅速、及時，不得拖延時間；
呼叫中心系統投訴及不能解答問題處理流程
呼叫中心平臺投訴是客戶對公司的產品和服務不滿的表示，既有書面的也有口頭的，確保客戶的投訴得到很好地解決，需要采取跟進措施。
呼叫中心座席員收到任何投訴應記錄投訴行為并進行編號，應盡可能處理客戶的投訴，如解決且無需進一步的行為，此投訴視為結束。
如呼叫中心座席員無法解決該投訴案件，應上報至一線組長或班長(業務主管)。有關班長應會同各有關方跟進該投訴以確保案件的解決。否則，班長應協調各有關方尋求另外的解決方案，并將進度隨時通知客戶。案件完成后，班長或其委派人在投訴記錄內結束此案。
如投訴為客戶有關員工態度及服務質量的投訴，應將電話轉給班長或更高級主管。如投訴與呼叫中心座席員無關，班長或更高級主管應記錄投訴細節，并將其交給有關方采取行動。如投訴與坐席員有關，班長或更高級主管應負責調查此案并視需要對有關員工采取紀律處分。
任何需要采取跟進措施的投訴，班長或更高級主管負責保證在對客戶承諾的時間內完成。
對于客戶的書面投訴，營銷部主管或其委派人應于承諾工作日內向客戶發出口頭確認，案件處理后，主管或其委派人應書面通知客戶調查結果和補救方法。