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案例研究:上海市醫療保險咨詢服務中心-情系一線、為民解憂

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上海市醫療保險咨詢服務中心隸屬于上海市醫療保險局,是一個財政全額撥款的事業單位,屬政府類的呼叫中心。該中心是上海市醫療保險系統的對外咨詢宣傳窗口,體現著政府部門“以人為本、為民解憂”的服務宗旨。

一、組織架構及人員配備

上海市醫療保險咨詢服務中心共設置主任室、辦公室、宣傳培訓部、咨詢業務部四個內部管理部門,其中主任室為領導部門,其他為業務及行政部門。

中心內部管理人員共10人,周驥副主任為中心日常工作總負責人。此外該中心共設置80個座席,目前實際到位座席代表70人。

市醫保咨詢服務中心的管理層分為內部管理人員和現場管理人員,現場管理人員中的最高職位為班長,并下設督導、組長和質檢,其中質檢人員不具有行政管理職能,只提供業務上的指導與幫助。采用此種分層管理模式,有利于內部管理人員更好地控制和監督整個咨詢服務平臺,同時也避免了由于座席代表數量多而可能造成的一系列工作隱患。

二、呼叫中心的運行情況

上海市醫保咨詢服務中心以全體市民為服務對象,通過962218特服號碼實行全天24小時不間斷服務。中心配備IBM、DELL系統服務器、宇高錄音服務器及阿爾卡特交換機,并安裝自行委托開發的醫保咨詢服務系統,可同時接入180個來電,為市民提供醫保咨詢服務,據調查,中心的客戶滿意度達95%。

1. 企業名稱 2. 呼叫中心類型 3. 座席總數 4. 座席代表總數 5. 所在城市
上海市醫療保險咨詢服務中心 政府類呼叫中心 80 70 上海
6. 每天開放時間(小時 -- 小時) 7. 所使用800號或特服號 8. 入中繼數 9. 主要設備制造商 10. 主要管理與應用系統
24小時

962218

180 IBMDELLALCATEL、宇高 由復旦光華開發的醫保咨詢服務系統
11. 每日呼入數(不含自動語音) 12. 每日自動語音處理量 13. 平均接起速度 14. 20秒內接起百分比 15. 客戶滿意度指標與結果
2000 600 2 100% 16. 95%
17. 員工滿意度指標與結果 19. 座席代表流失率 (%/) 20. 座席代表主要激勵措施 21. 座席代表主要懲罰措施 22. 座席代表平均每月培訓時間(小時)
18. 95% 5%/ 制定考核指標,進行績效考核 制定考核指標,進行績效考核 12小時
23. 新招聘座席代表平均學歷 24. 新招聘座席代表平均工資 25. 新招聘座席代表平均培訓時間() 26. 主要服務客戶對象  
大專 1200 12 上海市市民

1、主要業務流程
目前中心日均呼入數(不含自動語音)約2,000條,自動語音處理量每日約600條,平均接起速度保持在2秒,20秒內接起百分比為100%。來電主要分為:咨詢類、操作類、求決類、業務投訴類、舉報投訴類、意見建議類、其他類。除答復用戶外,無撥出電話。

2、市醫保咨詢服務中心所采用關鍵報表指數

序號 單位 序號 單位
1 來電總量 2 接入人工服務量
3 人工接聽服務量 4 來電人放棄量
5 自助語音服務量 6 用戶留言服務量
7 人工服務時間 分鐘 8 自助語音服務時間 分鐘
9 用戶留言服務時間 分鐘 10 呼出總量
11 呼出服務總時間 分鐘 12 閉席次數
13 閉席時間 小時 14 閉席平均時間 分鐘/次
15 座席代表平均人數 人/日 16 平均日接聽來電總量
17 申請轉接次數 18 通話總時間
19 平均通話時間 20 平均應答等候時間
21 桌面發送傳真次數 22 平均話后處理時間
23 閉席最長時間 24 閉席累計時間
25 排隊電話數 26 放棄電話數
27 平均排隊時間 28 平均放棄時間
29 平均應答速度 30 轉接呼叫率 %

3、市醫保咨詢服務中心的IVR語音設置流程圖

4、市醫保咨詢服務中心與醫保系統其他單位之間的協作關系
在接聽來電過程中,屬于政策和規定已明確的問題,咨詢服務中心在了解來電人的基本情況后,當即答復來電人;屬于政策和規定尚未明確的問題或來電人進行舉報投訴、提出意見建議的,咨詢服務中心在接到來電后通過三方通話或工單形式,轉接或移交至有關部門、單位(醫保局信訪部門、市醫保事務中心)進行處理,在規定時限內答復來電人(意見建議類問題可視情況而定)。

三、人員管理

1、人員招聘
目前中心人員流失率每年約為5%。招聘新員工時,基本學歷要求達到大專水平。

2、人員培訓
為不斷提高中心的整體工作水平,保證工作質量,中心將座席代表的培訓視為一個很重要的工作環節。除了新員工在上崗前需完成12周的培訓課程外,所有已上線的座席代表每月的培訓時間需達到12個小時。

3、績效考核
為強化中心工作的日常管理、提高員工的工作積極性,中心同時引入優勝劣汰的管理機制,制定了一系列考核指標,并根據座席代表的實際工作情況進行日常績效考核。考核成績不但與其每月收入直接掛鉤,而且是實行“末位淘汰”的重要依據。

市醫保咨詢服務中心的考核指標與權重

序號 考 核 指 標 考核權重
1 通話錄音質量抽檢—— 回答正確性 30%
2 業務水準 回答熟練程度 5%
3 通話錄音質量抽檢—— 用語規范 5%
4 服務質量 服務態度 8%
5   服務技巧 12%
6 規范操作 來電摘要 7%
7 表單填寫

來源:客戶世界

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