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移動客服中心投訴處理服務優化的關鍵點

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移動客服中心作為聯系客戶的窗口,其最重要的任務在于幫助客戶解決處理投訴問題;投訴處理結果的好壞,直接影響客戶滿意度和忠誠度。如何快速高效地幫客戶解決問題,實現移動客服中心服務優化,則主要受系統支撐、業務規范、話務員三方面因素的限制。本文將就這些關鍵問題和有益思路進行簡要分析。

一、優化系統支撐,建立綜合處理平臺,實現一站式管理

  各種系統是話務員幫助客戶高效解決問題最關鍵,最基本的因素。據調查統計,80%以上客戶投訴的問題都是需要依靠系統查詢來處理;另外,從造成客戶對處理結果不滿意的因素來看,系統的問題也占到了2/5的比例。系統對投訴處理的影響主要表現在以下幾方面。

(一)系統繁多,分類不清。

  移動目前查詢系統繁多,有BOOS系統、華為系統、SPOA等幾十個系統,而且各個不同系統可供查詢的業務并沒有一個很清晰的分類。例如數據業務,手機報、健康小管家、天氣預報等同類型產品,若要查詢其開通取消、扣費、下發短信等問題,要通過幾個不同的系統查詢才能解決,這大大降低了話務員解決問題的效率。

(二)系統雜亂,難以操作。

  各投訴處理系統分散于不同的設備終端,常常導致話務員在處理一個投訴問題時需要同時使用多個系統,不斷來回切換終端操作界面,使整個處理過程顯得冗繁復雜,難以操作。話務員為了處理問題時簡單,往往一上機就將大多常用系統打開,這給整個系統的運行帶來沉重的壓力,致使整個系統平臺運行緩慢,并且容易出現故障。

(三)新系統不斷推出。

  伴隨移動新業務的發展,新投訴的增多,為解決新投訴的系統也在不斷增多。如139郵箱,健康小管家之類新的業務都有各自不同的系統模塊。這就使原本已經繁雜網絡系統更加繁雜,話務員在投訴處理過程中也更加難以操作;并且隨著新系統的不斷增長,很快整個網絡系統終將徹底難以支撐如此龐大的系統群運行。

  因此,從根本上優化系統,建設一個集中的綜合投訴平臺,統一管理各種投訴服務,實現單點登錄,一站式管理是移動客服中心服務優化的首要關鍵點。

二、完善業務流程規范,加強部門之間溝通,嚴格執行工作規范。

  業務流程規范對投訴處理優化同具有重要影響作用,其造成客戶對處理結果不滿意的比例占2/5。

(一)規范業務流程限制,取消不合理規定。

  由于業務流程規范的限制,有些投訴問題話務員本身沒有權限去查詢或者處理,需要用戶提供身份證明才可以查詢。用戶往往不在移動客服營業廳,根本無法提供相應證明。這種使移動服務無法和客戶實際狀況相結合的要求限制,使客戶覺得很不合理,導致嚴重不滿。因此,可以考慮取消那些和實際狀況難以相結合的規范限制,或者適度靈活處理,提高問題的解決效率。

(二)參與系統開發,及時提供培訓。

  話務員是各系統使用的主體,但在系統整個推出過程往往缺少話務員本身的參與,并且在推出后也經常缺乏一個針對話務員的培訓體系,這使系統很難獲得話務員的認可,很大程度上影響了系統實際操作中的執行程度。

  有必要在新系統開發過程中多聽取話務員的意見和建議,并在推出后及時提供相應操作培訓。

(三)部門流程和工作執行規范問題。

1.規范營銷活動,完善知識庫的相關資料

  很多新業務在推出的時候,都缺乏相關查詢系統和資料,致使前臺在處理客戶投訴時無據可依。另外,一些市場營銷人員在推銷新業務之時往往會對一些功能、優惠等有所夸大,對某些隱性條件有所隱瞞,話務員往往不了解實際情況,信息不對稱,在接到客戶投訴時很難處理。建議在推出新的業務的時候,及時出公告指導,規范營銷活動,完善知識庫的相關資料,在指引中附加相關處理幫助的鏈接,提高前臺的效率。

2.加強前后臺的流程規范管理,嚴格執行工作規范。

  一些問題由于前臺無法一次性處理,經常會落單交由后臺協助處理并回復客戶。但由于后臺沒能及時回復或沒有回復,導致客戶二次投訴,這就涉及到兩個部門間的業務處理和溝通流程規范問題。有必要加強前后臺的流程規范管理,嚴格執行工作規范。

3.加強與第三方合作公司的協作管理。

  移動作為一個大的運營商,集合了數目繁多的SP產品。這些產品存在很多業務不規范,端口多,又雜亂,難管理,經常產生資費糾紛問題,投訴量相當大,如彩玲、動畫等投訴不斷的扣費問題。因此,加強與第三方之間的協作管理,規范各項業務流程,已成為移動提高其服務質量的重要方面。

  綜上所述,規范業務流程限制,取消不合理規定;加強前后臺以及各部門之間的溝通協調,嚴格執行工作規范;同時,加強與第三方合作公司的協作管理,是有效提高客服中心服務優化在規范業務流程方面的關鍵所在。

三、嚴格執行流程規范,端正態度,樹立良好的服務意識。

  話務員首當其沖,直接“面對”客戶投訴處理,其業務素質、處理技巧、熟練程度、耐心程度、表述能力以及工作態度等直接影響著客戶投訴處理的滿意與否。從對一些移動公司的調查結果來看:人員及其他方面的問題造成客戶對處理結果不滿意的比例約占1/5,遠遠低于系統和業務流程規范所占比例。話務員整體素質高較高,客戶對其服務質量還是認可的;但也在一些方面依然存在較大的問題,有待進一步改進。

(一)嚴格執行業務流程規范。

  很多投訴處理問題按規范都需要查證系統,但在話務員在實際操作當中,一方面由于系統繁瑣復雜,不便查詢;另一方面由于考核機制的因素,需要話務員在規定時間段內接夠一定數量的投訴電話,因此在考核壓力之下,話務員往往急于結束通話,不按規范執行,未幫客戶查詢系統,而是用一些比如換機換卡測試,或直接引導客戶落單,交由后臺處理的簡單辦法,增加了客戶的不滿與投訴量。

(二)端正服務態度,樹立服務意識。

  由于移動本身對三大品牌:全球通、動感地帶和神州行在服務規范上實行一定差異化服務,造成部分話務員在意識當中形成了全球通客戶的“尊貴”,和神州行的“低賤”,并直接表現在了日常服務當中,私底下將神州行用戶稱為民工,對神州行用戶反映的問題,比較冷淡,讓用戶感覺很不滿,已成為危及移動服務質量以及品牌忠誠度和美譽度的一個嚴重隱患。

  另外,部分話務員還沒有真正樹立起“為客戶解決問題”的意識,喜歡推諉、搪塞客戶,例如對一些投訴處理問題未做任何查詢前,就建議用戶去換機換卡測試,或者稍后再試,導致問題一次性解決率不高。

  綜上所述,系統問題,業務流程規范問題,話務員自身問題三方面因素成為影響移動客服中心服務優化的關鍵。如何綜合有效解決好這三方的問題,將成為移動未來一定時間段內,在提高客戶服務質量,高效解決投訴問題處理,打造移動高端品牌,贏得客戶尊重和忠誠度的一項重要議題。

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