在中國
呼叫中心起源于20世紀90年代初,如今呼叫中心多媒體接入,業務模式多樣,按運營模式可分為外包型、托管型、自建型,而外包型呼叫中心既節約成本又更加專業化,那么外包型呼叫中心如何開展項目化管理體系建設呢?以多年外包型呼叫中心的經驗,分享以下幾方面。
一、項目管理流程和項目監控體系
1)服務規范。目的是提升客戶滿意度,提高工作素質,以服務客戶為準則,全心全意為客戶服務。執行標準包括但不僅限于內容、說明、話術等。
2)規章制度。為使工作規范化、制度化和統一化,使各管理有章可循,提高工作效率和責任感、歸屬感,同時為進一步提高和規范呼叫中心的服務水平和工作效率,需明確適用范圍、執行人及管理細則等。
3)質檢標準及質量保障。創建和維護服務品質標準,建立質量控制體系,規劃監控方式,制定監聽標準。依據相關資料,對質量趨勢做出判斷,提出質量提升的建議及措施,提高本項目業務水平,監控運營人員的工作,必要時進行在線指導。同時針對每天的問題進行例會分析,每周進行一次典型錄音分享及案例分析會,來提升運營人員的技能,保證項目質量。
外包型呼叫中心項目化管理體系建設目的是為提高自身品牌的競爭力,提高客戶滿意度,增強客戶忠誠度,通過優質、高效的服務,使外包型呼叫中心贏得競爭優勢,從而獲取更大的利潤。
二、外包型呼叫中心項目化管理組織設計
1)項目實施團隊組織結構。項目實施團隊組織的設置完全是為了有效地對項目目標和客戶的需要做出反應。為完成項目運營目標所需的所有資源完全分配給專門為這個項目服務的團隊,項目經理對項目團隊擁有項目組織結構完全的項目權力和行政權力,可以調動整個組織內部或外部資源。
2)崗位說明書。是對項目的每一項任務分配責任者和落實責任,作用是明確相關人員的責任,便于項目管理在項目實施過程中的協調。
XX崗位說明書 |
崗位基本信息 |
崗位名稱 |
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直接上級 |
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所屬部門 |
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直接下級 |
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崗位序列 |
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所轄人數 |
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晉升方向 |
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輪轉崗位 |
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崗位設置目的 |
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職責一 |
職責內容: |
具體工作事項: |
該項工作占所有工作時長的比重: |
% |
工作聯系 |
內部聯系 |
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外部聯系 |
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職責二 |
職責內容: |
具體工作事項: |
該項工作占所有工作的比重: |
% |
工作聯系 |
內部聯系 |
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外部聯系 |
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職責三 |
職責內容: |
具體工作事項: |
該項工作占所有工作的比重: |
% |
工作聯系 |
內部聯系 |
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外部聯系 |
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權力 |
主要權責 |
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其他權責 |
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任職資格
與條件 |
最低學歷要求 |
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工作經驗 |
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專業知識和技能 |
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管理知識和技能 |
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計算機能力 |
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心理素質要求 |
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其他能力要求 |
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工作環境 |
使用設備 |
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工作環境 |
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工作時間特征 |
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所需記錄文檔 |
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編制人 |
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客戶方審核 |
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人力資源部審批 |
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編制日期 |
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審核日期 |
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審批日期 |
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說明書修改記錄 |
序號 |
修改內容 |
修改人 |
日期 |
1 |
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2 |
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3 |
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3)薪酬等級及績效考核。建立完整、公正的薪酬管理體系,提高員工的整體素質和工作激情,根據項目發展規劃和載體特性,提倡多勞多得、設立一崗多薪、寬帶薪酬結構。并建立規范、科學的績效考核體系,通過持續、動態、雙向的績效溝通,不斷改善員工的績效,最終實現項目組整體績效的提升,績效考核標準依據績效考核指標體系、目標值、權重體系和評分標準設置。
4)勝任力模型。明確各崗位人員應該具備的主要能力和項目應該達到的能力等級,對員工進行職業規劃,提供晉升依據,同時進行培訓規劃,全面掌握員工需求,針對性地采取激勵措施。
三、項目管理體系建設內容
1)客戶溝通機制。主要在業務層面、質量標準、月度會議上建立標準的溝通習慣,有效保證雙方訊息的一致性。
2)商務實施細則。在項目簽訂合同后,需要清晰地了解服務收入及計算方法、付款方式、服務內容、項目特殊約定、項目執行流程等以便于能制定詳細的運營方案和實施步驟,推動項目順利運營。
3)項目盈虧管控。影響高效運營的重要因素是成本控制,分解運營目標,制定運營指標,引導運營人員行為,從而達到完成項目運營目標。根據預算編制的有關要求,編制項目經費全額預算,包括經費來源預算和經費支出預算。經費支出預算的主要內容有人員成本、管理成本、招聘成本、培訓成本、團隊建設、客戶關系等,相關數據應保持一致,做到真實、準確。