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暢信達呼叫中心提升物業服務“軟實力”

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  隨著居民生活質量的不斷提高,許多購房的客戶在選房時考慮地段、價位的同時,更多的是考慮小區物業公司的服務質量,他們希望在入住之后能夠享受優美的居住環境及完善、周到、放心的物業服務。但是國內物業管理的專業化、規范化、人性化程度急待提高,如何滿足業主日益增長的多樣化、高標準的需求,如何不斷提高社區管理水平、加強服務質量、提高工作效率,從而降低社區管理營運成本,是每一家物業管理公司正在考慮的問題。
  暢信達物業服務呼叫中心系統基于國內領先的呼叫中心CTI技術建設,通過人工座席、IVR自動交互式語音、傳真、短信等功能為客戶提供多種形式的周到、快捷、全方位的物業服務。系統以業主為主體,將其信息錄入業務系統,業主辦理業務通過呼叫中心分流到相應的業務組,由客服專員對業主需要辦理的業務進行預處理。能夠統一受理公眾在住宅小區的報修、投訴、咨詢、重大事項報告等業務,通過受理、派單、處置、督辦、反饋、回訪等六個環節的運行,實現全過程的監管;支持自動語音應答、人工座席服務、以及微信、傳真、電子郵件、短信等多媒體協同的服務方式。
  系統功能:
  來電彈屏及業務受理:
  業主來電時自動彈出該業主的詳細資料,如地產物業樓號、房號、房屋類別(商鋪或住宅)、房主姓名、房主性別、業主姓名、地產物業性別、房主聯系電話、房主移動電話、地產物業聯系電話、業主移動電話、詳細地址、以及以往的維修、安裝、培訓、咨詢、投訴等記錄信息。以及日期、時間、受理人等填入系統登記窗口;使話務員一目了然,第一時間了解來電的相關信息。如果沒有匹配來電號碼的信息,則可通過戶主姓名、房號、電話號碼等條件來檢索出業主信息以及隨時更新或添加業主資料。
  業主檔案管理:
  業主檔案資料包括業主樓號、房號、房屋類別(商鋪或住宅)、房主姓名、房主性別、業主姓名、性別、房主聯系電話、房主移動電話、聯系電話、移動電話、詳細地址等,可以對其進行添加、修改、查詢等操作。
  咨詢投訴管理:
  咨詢受理功能是座席用于記錄所有業主的咨詢信息,記錄每個來電的咨詢類別,如:小區安全、綠化管理、維修服務、公共設施、停車管理等等;并記錄業主姓名、房號、日期時間、聯系電話、故障類型、是否需要派工、服務類型、報障人員、聯系人、聯系電話、備注等等相關信息。投訴處理主要功能是:投訴受理、分發、處理、批示、跟蹤、催辦、回復,以及有關統計分析。
  報障業務管理:
  報障受理功能是座席用于記錄業主的報章申請,記錄地產物業的故障類型、房號、姓名是否需要派工、報障人員、聯系人、聯系電話、備注等等相關信息。當話務員填寫好報障單后,點擊確定即將該單據派給派工的部門(或維修部門)進行處理。派工部門主管將復核報障單的分類,核定是否成立,指定處理時限,必要時予以修改;接著進行派工處理及打印派工單。
  調查回訪:實時回訪處理進度。
  服務跟蹤:維護、咨詢、培訓、投訴等都需要進行電話跟蹤以及服務質量回訪。
  問卷調查:支持問卷定制、任務分配、抽樣業主問卷調查、結果查詢、調查結果統計等,完善的業主回訪和調查系統。特別適用于滿意度調查、市場調研等類應用。
  全程通話自動錄音:
  通話實現全程自動錄音,可按通話人員、通道號、日期、時間、電話號碼、通話長度等條件進行快速查詢、播放;授權人員可實現實時監聽、錄音、備注、刪除、備份、轉存等操作;系統支持客戶留言,當客戶需要留言時,自動啟動留言信箱。
  派工與跟蹤監控管理:
  根據業主上門服務請求,錄入該業主的服務需求,將派工任務指派給維修工程師,同時生成及打印派工單。通過派工管理可對派工的處理狀態進行監控,如是否已經派工、是否已經上門、是否已經反饋服務結果信息等等,同時可實時了解上門人員是否已經出發、服務的單位、目的地、是否返回等信息,實現對外出人員的有效監控及調度。
  手機短信及郵件服務:
  手機短信及郵件可作為業主關懷的輔助手段,如地產物業維修后的回訪,節假日、生日祝福的關懷等,業主提醒。可直接選取業主名單自動匹配手機號碼或電子郵件進行群發。
  知識庫管理及信息公告:
  知識庫是一些常見的用戶知識、產品知識、服務知識、技術支持、公告信息的匯總。它將統一企業對外的服務口徑,讓業主問題的解答趨于標準化。

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